Seminaragenden

Elektronische Signaturprozesse einordnen

• Adobe Acrobat Sign als Dienst für elektronische Unterschriften und Freigaben kennenlernen
• Typische Anwendungsfälle wie Verträge, Bestätigungen, Einverständniserklärungen und interne Freigaben einordnen
• Absender, unterzeichnende Personen und weitere Beteiligte unterscheiden
• Elektronische Signatur, digitale Signatur und eingescannte Unterschrift voneinander abgrenzen
• Organisatorische, rechtliche und interne Vorgaben vor dem Versand berücksichtigen

Acrobat Sign digitalisiert einen Unterschriftenprozess. Welche Signaturart und welcher Ablauf geeignet sind, richtet sich nach Dokument, Risiko und organisatorischen Vorgaben.

Acrobat Sign öffnen und Dokumente auswählen

• Acrobat Sign über den Browser oder die bereitgestellte Microsoft-Teams-Integration öffnen
• Mit dem vorgesehenen Organisationskonto anmelden
• Dokument vom lokalen Gerät, aus OneDrive, SharePoint, Teams oder einer Vorlage auswählen
• Dokumentinhalt und Dateistand vor dem Versand kontrollieren
• Benennung und Nachricht für den Signaturvorgang verständlich formulieren

Vor dem Versand muss die endgültige Dokumentfassung feststehen. Inhaltliche Änderungen nach Beginn des Signaturprozesses erfordern in der Regel einen neuen Vorgang.

Empfänger und Signierreihenfolge festlegen

• Eine oder mehrere unterzeichnende Personen hinzufügen
• E-Mail-Adressen und Rollen sorgfältig prüfen
• Parallele und sequenzielle Unterschriften unterscheiden
• Reihenfolge nach dem fachlichen Freigabeprozess festlegen
• Mehrere Signaturstellen derselben Person zuordnen
• Folgen einer fehlerhaften Empfänger- oder Reihenfolgezuordnung berücksichtigen

Empfänger, Rollen und Reihenfolge müssen vor dem Versand geprüft werden. Eine nachträgliche Änderung kann den Abbruch und Neustart des Vorgangs erfordern.

Signatur- und Eingabefelder platzieren

• Signatur-, Namens-, Datums- und Texteingabefelder verwenden
• Felder per Drag-and-drop an den vorgesehenen Stellen platzieren
• Jedes Feld der richtigen Person zuordnen
• Pflichtfelder und optionale Felder unterscheiden
• Mehrere Felder für dieselbe Person einrichten
• Dokument und Feldzuordnung vor dem Versand kontrollieren

Ein sichtbares Feld ist nur dann funktionsfähig, wenn Feldtyp, Position, Pflichtstatus und zugeordnete Person korrekt festgelegt sind.

Signaturanfrage versenden und aus Empfängersicht bearbeiten

• Empfänger, Reihenfolge, Nachricht und Felder abschließend prüfen
• Signaturanfrage versenden
• Sicheren Link aus der Benachrichtigungs-E-Mail öffnen
• Erforderliche Felder im Browser oder auf einem mobilen Gerät bearbeiten
• Signatur eingeben, zeichnen oder als zulässige Darstellung übernehmen
• Vorgang abschließen und Bestätigung kontrollieren

Die empfangende Person wird durch die erforderlichen Felder geführt. Vor dem Abschluss sollte das gesamte Dokument dennoch inhaltlich geprüft werden.

Vorgänge verwalten und Status verfolgen

• Gesendete, empfangene, abgeschlossene, abgelehnte und abgelaufene Vorgänge unterscheiden
• Status und letzte Aktivitäten eines Dokuments prüfen
• Offene Signaturen und ausstehende Beteiligte erkennen
• Erinnerungen für noch nicht abgeschlossene Vorgänge senden
• Abgeschlossene Dokumente und zugehörige Nachweise aufrufen
• Abgebrochene oder fehlerhafte Vorgänge nachvollziehbar neu starten

Der Verwaltungsbereich zeigt nicht nur das Endergebnis, sondern den aktuellen Bearbeitungsstand und die protokollierten Schritte des Vorgangs.

Vorlagen und Microsoft Teams im Überblick nutzen

• Wiederkehrende Dokumente als Vorlagen vorbereiten
• Vordefinierte Felder und wiederkehrende Abläufe erneut verwenden
• Acrobat Sign als persönliche App in Microsoft Teams einordnen
• Dateien aus Office, Teams und OneDrive für Signaturvorgänge auswählen
• Statusmeldungen und Benachrichtigungen in Teams nutzen, sofern freigegeben
• Live Sign in Teams-Besprechungen als optionalen Anwendungsfall einordnen
• Verfügbarkeit nach Lizenz, Tenant-Konfiguration und Organisationsfreigabe prüfen

Vorlagen reduzieren wiederholte Einrichtungsarbeit. Teams- und Live-Sign-Funktionen stehen nur zur Verfügung, wenn Integration, Lizenz und organisatorische Freigaben entsprechend eingerichtet sind.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Browser, E-Mail und PDF-Dokumenten
• Grundkenntnisse in Microsoft Teams sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich
• Keine Vorkenntnisse in Acrobat Sign erforderlich

Software und Zugänge:

• Gültiges Organisationskonto mit freigeschaltetem Adobe Acrobat Sign oder einer geeigneten Acrobat-Pro-Lizenz
• Zugriff auf Acrobat Sign im Browser oder auf die bereitgestellte Microsoft-Teams-App
• Eigene E-Mail-Adresse für den Übungsablauf
• Zugriff auf ein vorbereitetes PDF-Dokument
• Bei Teams-Nutzung muss die Acrobat-Sign-App durch die Organisation zugelassen und eingerichtet sein

Der verfügbare Funktionsumfang hängt von Lizenz, Benutzerrechten und der Konfiguration der jeweiligen Organisation ab.

Praxisabschluss

• Dokument auswählen
• Beteiligte und Reihenfolge festlegen
• Felder platzieren und zuordnen
• Signaturanfrage versenden
• Signatur aus Empfängersicht ausführen
• Status und Nachweis kontrollieren

Ein zuverlässiger Signaturprozess verbindet eine geprüfte Dokumentfassung, korrekte Beteiligte, eindeutige Felder und eine nachvollziehbare Statuskontrolle.

FrameMaker für technische Dokumentation einordnen

• FrameMaker als Autoren- und Publishing-Werkzeug für umfangreiche technische Dokumente verstehen
• FrameMaker gegenüber Word, InDesign und XML-basierten Redaktionssystemen abgrenzen
• Unstrukturierte und strukturierte Arbeitsweisen nach Dokumenttyp unterscheiden
• Einzeldokumente, Kapiteldateien, Bücher und Ausgabeformate einordnen
• Typische Einsatzfälle wie Handbücher, Richtlinien, Referenzdokumente und technische Publikationen erkennen

FrameMaker ist besonders geeignet, wenn umfangreiche Dokumente konsistent strukturiert, über mehrere Dateien verwaltet und wiederholt veröffentlicht werden müssen.

Arbeitsoberfläche und Dokumentmodell verstehen

• Arbeitsbereiche, Pods, Werkzeugleisten und Dokumentfenster nutzen
• Textfluss, Textrahmen und verkettete Seitenrahmen nachvollziehen
• Navigation View für klassische unstrukturierte Dokumente einsetzen
• Dokument-, Buch- und Ressourcenebene unterscheiden
• Dateien öffnen, speichern und geordnet verwalten
• Voreinstellungen und Spracheinstellungen im Überblick prüfen

Die Dokumentstruktur wird in FrameMaker über Textfluss, Formate und Buchzusammenhang gesteuert. Eine klare Dateiorganisation ist Teil des Publikationsprozesses.

Texte mit Absatz- und Zeichenformaten steuern

• Absatz-, Zeichen- und direkte Formatierung unterscheiden
• Absatzformate für Überschriften, Fließtext, Listen, Hinweise und Beschriftungen anlegen
• Einzüge, Abstände, Tabulatoren und Nummerierung kontrollieren
• Zeichenformate für fachliche Hervorhebungen verwenden
• Formatkataloge konsistent aufbauen
• Formatabweichungen identifizieren und bereinigen
• Sprachabhängige Anführungszeichen und Sonderzeichen berücksichtigen

Konsistente FrameMaker-Dokumente werden über Formatkataloge gesteuert. Manuelle Einzelgestaltung erschwert spätere Änderungen und die Wiederverwendung.

Seitenlayout und Vorgabeseiten aufbauen

• Text- und Grafikrahmen auf Seiten einordnen
• Vorgabeseiten für unterschiedliche Seitentypen erstellen
• Kopf- und Fußzeilen mit Systemvariablen aufbauen
• Linke, rechte, erste und besondere Seiten unterscheiden
• Spalten, Ränder und Rahmenpositionen festlegen
• Vorgabeseiten auf Dokumentseiten anwenden und bei Bedarf zuordnen

Vorgabeseiten steuern wiederkehrende Seitenelemente zentral. Inhalt und Seitengestaltung bleiben dadurch voneinander getrennt.

Tabellen für umfangreiche Dokumente gestalten

• Tabellen einfügen und strukturiert bearbeiten
• Tabellen-, Absatz- und Zellformatierung unterscheiden
• Kopf- und Fußzeilen definieren
• Lange Tabellen über Seiten umbrechen
• Wiederholte Kopfzeilen und Fortsetzungstexte einsetzen
• Spaltenbreiten, Zellränder und Ausrichtung kontrollieren
• Tabellenformate für wiederkehrende Tabellenarten anlegen

Lange Tabellen benötigen eine klare Kopfstruktur, wiederholte Orientierung und ein konsistentes Tabellenformat. Dekorative Gestaltung ist der Lesbarkeit untergeordnet.

Grafiken importieren und verankern

• Import durch Referenz und eingebettete Inhalte unterscheiden
• Geeignete Vektor- und Pixelformate einordnen
• Verankerte Rahmen für stabile Positionierung verwenden
• Grafiken skalieren, ausrichten und beschriften
• Verknüpfungen und Quelldateien nachvollziehbar verwalten
• Objektstile für wiederkehrende Eigenschaften im Überblick einsetzen

Verankerte Rahmen verbinden Grafik und Textfluss. Referenzierte Dateien erleichtern Aktualisierungen, setzen aber eine verlässliche Ablagestruktur voraus.

Querverweise, Variablen und bedingte Texte verwenden

• Querverweise zu Überschriften, Absätzen und anderen Dokumenten erstellen
• Querverweisformate anlegen und aktualisieren
• Benutzervariablen für wiederkehrende Angaben einsetzen
• Systemvariablen für Kapitel-, Seiten- und Dokumentinformationen nutzen
• Bedingte Tags für Varianten und Zielgruppen einordnen
• Querverweis- und Variablenfehler vor der Ausgabe prüfen

Querverweise, Variablen und Bedingungen vermeiden redundante Pflege. Ihre Zuverlässigkeit hängt von eindeutigen Formaten, Zielen und Aktualisierungsroutinen ab.

Kapitel in einem Buch verwalten

• Buchdateien erstellen und Kapiteldateien hinzufügen
• Kapitelreihenfolge und Dateistatus kontrollieren
• Seiten-, Kapitel-, Absatz- und Listennummerierung über Dateien hinweg steuern
• Buchdateien aktualisieren und Fehlermeldungen auswerten
• Variablen und bedingte Tags mit der Buchvorlage der Version März 2026 zentral angleichen
• Dokumente in kleinere Kapitel aufteilen und bestehende Dateien in eine Buchstruktur überführen

Die Buchdatei bildet die Steuerzentrale für mehrteilige Publikationen. Konsistente Kapiteldateien sind Voraussetzung für zuverlässige Nummerierung, Verzeichnisse und Ausgabe.

Verzeichnisse, Index und PDF-Ausgabe erzeugen

• Inhaltsverzeichnis aus Absatzformaten generieren
• Listen und weitere generierte Dateien einordnen
• Indexmarken setzen und einen Index erzeugen
• Generierte Dateien formatieren und aktualisieren
• Buch und Einzeldokument als PDF ausgeben
• Lesezeichen, Verknüpfungen, Schriften und Bildqualität prüfen
• Ausgabefehler über Buchaktualisierung und Prüfprotokolle nachvollziehen

Generierte Verzeichnisse und PDF-Ausgaben sind Ergebnisse der Dokumentstruktur. Sie sollten aktualisiert und geprüft werden, nicht manuell nachbearbeitet.

Strukturiertes Arbeiten fachlich einordnen

• Inhalt, semantische Struktur und Darstellung voneinander trennen
• Unstrukturierte und strukturierte FrameMaker-Dokumente vergleichen
• XML, DITA und anwendungsspezifische Strukturen im Überblick unterscheiden
• Vorteile strukturierter Inhalte für Konsistenz, Wiederverwendung und Mehrkanalausgabe einordnen
• Zusätzlichen Modellierungs- und Einrichtungsaufwand realistisch bewerten
• Geeignete und ungeeignete Dokumentprojekte erkennen

Strukturiertes Authoring beschreibt, was ein Inhalt bedeutet und wo er vorkommen darf. Die sichtbare Gestaltung wird daraus regelbasiert abgeleitet.

Strukturansicht und Elementkatalog verwenden

• Dokumentansicht und Strukturansicht parallel nutzen
• Elementhierarchie, Einfügemarke und aktuelles Element erkennen
• Elemente über Elementkatalog und Kontextmenü einfügen
• Elemente verschieben, kopieren und löschen
• Attribute anzeigen und bearbeiten
• Gültige Einfügepositionen von Strukturfehlern unterscheiden
• WYSIWYG-, XML- und Quellcodeansicht im Überblick einordnen

Die Strukturansicht zeigt die logische Hierarchie des Inhalts. Sie ist das zentrale Kontrollwerkzeug für strukturiertes Authoring.

Eine EDD systematisch aufbauen

• Aufgabe einer Element Definition Document verstehen
• Elementtypen für Absätze, Zeichenbereiche, Container, Tabellen und Grafiken unterscheiden
• Elementnamen und semantische Bedeutung festlegen
• Zulässige Inhalte und Reihenfolgen als Regeln definieren
• Hierarchien und Verschachtelungen modellieren
• Pflicht-, optionale und wiederholbare Elemente unterscheiden
• EDD schrittweise entwickeln und testen

Eine EDD ist kein Layoutkatalog, sondern ein Regelwerk für zulässige Inhalte und Strukturen. Das Modell sollte fachlich verständlich und so einfach wie möglich bleiben.

Attribute und Inhaltsregeln definieren

• Attribute als zusätzliche Eigenschaften von Elementen einordnen
• Text-, Auswahl-, ID- und Referenzattribute im Überblick unterscheiden
• Pflichtattribute und Standardwerte festlegen
• Attribute für Varianten, Verweise oder Metadaten einsetzen
• Regeln für Text, Kindelemente und Mischinhalte definieren
• Unnötige oder rein gestalterische Attribute vermeiden

Attribute ergänzen die Semantik eines Elements. Sie sollten Informationen tragen, die nicht sinnvoll als eigener Inhalt oder als reine Formatierung modelliert werden können.

Elemente mit Formaten und Layoutregeln verbinden

• Elemente Absatz-, Zeichen- und Objektformaten zuordnen
• Formatregeln abhängig von Kontext und Attributen definieren
• Präfixe, Suffixe, Nummerierung und automatisch erzeugten Text einsetzen
• Kontextregeln für unterschiedliche Hierarchieebenen verwenden
• Struktur und Darstellung getrennt testen
• Direkte Formatierung in strukturierten Dokumenten begrenzen

Element-Layouts übersetzen semantische Struktur in eine konsistente Darstellung. Die Gestaltung sollte aus Regeln entstehen und nicht im Inhalt gespeichert werden.

Strukturen validieren und Fehler beheben

• Dokumente gegen die importierte EDD validieren
• Fehlende, unzulässige und falsch angeordnete Elemente unterscheiden
• Ungültige Attribute und nicht erlaubte Textinhalte erkennen
• Fehler von der Strukturansicht aus lokalisieren
• EDD-Fehler von Dokumentfehlern unterscheiden
• Validierung in den Autoren- und Veröffentlichungsprozess einordnen

Validierung prüft die Einhaltung des Strukturmodells. Ein formal gültiges Dokument kann trotzdem fachlich falsch sein und benötigt weiterhin redaktionelle Kontrolle.

Strukturierte Vorlagen wiederverwendbar aufbauen

• EDD, Formatkataloge, Vorgabeseiten und Variablen in einer Vorlage zusammenführen
• Strukturierte Anwendung und Dokumentvorlage voneinander unterscheiden
• Vorlagen aktualisieren und in mehreren Dokumenten verwenden
• Formate und Definitionen kontrolliert importieren
• Namenskonventionen und Versionsstände dokumentieren
• Änderungen an Modell und Darstellung getrennt testen

Eine strukturierte Vorlage bündelt Strukturregeln, Formatierung und Seitenlayout. Wiederverwendbarkeit entsteht durch dokumentierte und kontrolliert gepflegte Definitionen.

XML-Anwendung und Import/Export einordnen

• XML-Anwendungsdefinition als Verbindung zwischen XML-Struktur und FrameMaker-Vorlage verstehen
• DTD oder XML Schema gegenüber EDD abgrenzen
• Read/Write Rules im Überblick einordnen
• XML-Dateien öffnen, verarbeiten und wieder speichern
• Namensräume, Attribute und Sonderfälle im Überblick berücksichtigen
• Roundtrip-Anforderungen vor einer produktiven Lösung testen
• DITA-, LwDITA- und kundenspezifische XML-Anwendungen unterscheiden

Eine EDD allein definiert noch keinen vollständigen XML-Roundtrip. Für produktive XML-Verarbeitung müssen Schema, Anwendung, Vorlage und Ein-/Ausgaberegeln zusammenpassen.

DITA und Mehrkanalausgabe im Überblick einordnen

• Topic-basierte Inhalte und DITA Maps verstehen
• DITA Topic, Concept, Task und Reference im Überblick unterscheiden
• Maps gleichzeitig als Baum und Dokument bearbeiten
• Word- und Markdown-Inhalte als mögliche DITA-Quellen einordnen
• PDF und Responsive HTML5 als unterschiedliche Ausgabeziele unterscheiden
• Wiederverwendung, Bedingungen und Metadaten für mehrere Ausgaben berücksichtigen
• Übersetzungsprozesse und XLIFF-Unterstützung im Überblick einordnen

Topic-basiertes Authoring trennt Inhalte von einer einzelnen Publikation. Der Nutzen entsteht erst durch konsequente Modularisierung, Metadaten und geplante Ausgabeprozesse.

FrameMaker 2026 sachlich einordnen

• FrameMaker-Version März 2026 als aktuellen Produktstand einordnen
• Buchweite Verwaltung von Benutzervariablen und bedingten Tags nutzen
• „Alle suchen“ und Suchergebnisfenster für umfangreiche Dokumente einsetzen
• Navigation View für unstrukturierte Dokumente berücksichtigen
• Verbesserte Strukturansicht und WYSIWYG-Arbeit für XML und DITA einordnen
• Aktuelle Unterstützung für DITA, LwDITA, Responsive HTML5 und XLIFF im Überblick berücksichtigen
• Funktionsumfang von FrameMaker und Technical Communication Suite unterscheiden

Die Neuerungen von 2026 verbessern vor allem die buchweite Pflege und die Suche. Die grundlegende Qualität einer FrameMaker-Lösung hängt weiterhin von Formatkatalogen, Buchstruktur, EDD und Publishing-Prozess ab.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Windows, Dateien, Ordnern und typischen Office-Anwendungen
• Grundverständnis für Formatvorlagen, längere Dokumente und Seitenlayout
• Für Tag 2: grundlegendes Verständnis hierarchischer Strukturen und sauber gegliederter Inhalte

Empfohlene Kenntnisse für den XML-Teil:

• Grundkenntnisse in XML-Elementen, Attributen und Verschachtelung
• Grundidee von DTD oder XML Schema
• Erfahrung mit technischer Dokumentation oder strukturierten Redaktionsprozessen
• DITA-Vorkenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich

Software und Dateien:

• Adobe FrameMaker, Version März 2026, vollständig installiert und aktiviert
• Windows-System gemäß den aktuellen Adobe-Systemanforderungen
• Schreibrechte in einem lokalen Übungsordner
• Bereitgestellte FrameMaker-Dokumente, Buchdateien, Grafiken, XML-Dateien und Vorlagen
• Für PDF-Kontrolle ein geeigneter PDF-Viewer; für erweiterte Review-Workflows gegebenenfalls Adobe Acrobat

Hinweise zur Vorbereitung:

• FrameMaker muss vor Seminarbeginn gestartet, aktiviert und auf Funktionsfähigkeit geprüft worden sein
• Schriften, Beispieldateien und erforderliche Ausgabekomponenten müssen lokal verfügbar sein
• Für strukturierte Übungen müssen XML-Anwendung, EDD, Vorlagen und Beispieldaten bereitgestellt werden
• Falls DITA oder Responsive HTML5 praktisch geübt werden sollen, müssen die zugehörigen Publishing-Komponenten vorab getestet sein

Tag 1 kann ohne FrameMaker-Vorkenntnisse besucht werden. Für den strukturierten zweiten Tag erleichtern XML-Grundkenntnisse das Verständnis von EDD, Validierung und XML-Anwendungen erheblich.

Praxisprojekt und Transfer

• Unstrukturierte und strukturierte Arbeitsweise anhand eines Dokumenttyps vergleichen
• Formatkataloge, Buchstruktur und Ausgabe für ein unstrukturiertes Beispiel prüfen
• Elementmodell, EDD und Vorlage für ein strukturiertes Beispiel zusammenführen
• Validierung und Ausgabe kontrollieren
• Geeignete Vorgehensweise für eigene Dokumentbestände auswählen
• Offene Fragen und individuelle Einsatzszenarien bearbeiten

Eine tragfähige FrameMaker-Lösung verbindet Autorenworkflow, Format- und Strukturregeln, Dateiorganisation, Validierung und Ausgabe zu einem dokumentierten Gesamtprozess.

InDesign im Publishing-Workflow einordnen

• InDesign als Werkzeug für Seitenlayout und mehrseitige Dokumente verstehen
• Aufgaben von InDesign, Photoshop, Illustrator und Acrobat voneinander abgrenzen
• Typische Arbeitsabläufe von Text- und Bildmaterial bis zur fertigen Ausgabe nachvollziehen
• Geeignete Dokumentarten für InDesign erkennen
• Dateien, Verknüpfungen und Ausgabeziele von Beginn an mitdenken

InDesign führt Texte, Bilder und grafische Elemente in einem strukturierten Seitenlayout zusammen. Bildbearbeitung und Vektorgrafik bleiben Aufgaben spezialisierter Anwendungen.

Arbeitsoberfläche und Dokumente sicher einrichten

• Werkzeuge, Bedienfelder, Steuerungsleiste und Eigenschaften-Bedienfeld nutzen
• Arbeitsbereiche auswählen und anpassen
• Dokumentformat, Ausrichtung und Seitenanzahl festlegen
• Ränder, Spalten und Anschnitt korrekt einrichten
• Einzelseiten und Doppelseiten nach Dokumentart unterscheiden
• Vorgaben für Print- und digitale Dokumente berücksichtigen

Ein sauber eingerichtetes Dokument verhindert spätere Korrekturen an Seitenformat, Satzspiegel und Beschnitt.

Objekte mit Rahmen, Ebenen und Ausrichtung organisieren

• Text-, Bild- und ungefüllte Rahmen unterscheiden
• Objekte erstellen, auswählen, transformieren und duplizieren
• Inhalte und Rahmen unabhängig voneinander bearbeiten
• Objekte präzise ausrichten und verteilen
• Ebenen für übersichtliche und kontrollierbare Dokumente einsetzen
• Hilfslinien, intelligente Hilfslinien und Raster verwenden

InDesign arbeitet objektorientiert. Wer Rahmen, Inhalt und Ebenen getrennt versteht, kann Layouts präzise und effizient bearbeiten.

Texte platzieren und über Seiten führen

• Text importieren, einfügen und in Rahmen bearbeiten
• Textrahmen verketten und längere Texte über mehrere Seiten verteilen
• Übersatztext erkennen und beheben
• Spalten, Einzüge, Abstände und Tabulatoren einsetzen
• Sonderzeichen, Umbrüche und unsichtbare Zeichen kontrollieren
• Text aus Word strukturiert übernehmen

Verkettete Textrahmen halten den Textfluss zusammen. Manuelle Einzelrahmen und Leerzeilen machen mehrseitige Dokumente unnötig fehleranfällig.

Typografie kontrolliert gestalten

• Schriftfamilie, Schriftschnitt, Größe und Zeilenabstand fachlich einsetzen
• Absatzabstände statt zusätzlicher Leerzeilen verwenden
• Ausrichtung, Einzüge und Silbentrennung steuern
• OpenType-Funktionen und Sonderzeichen im Überblick nutzen
• Grundlinienraster für ruhige mehrspaltige Satzbilder einsetzen
• Häufige typografische Fehler erkennen und korrigieren

Typografie ordnet Inhalte und unterstützt das Lesen. Einheitlichkeit entsteht durch definierte Regeln, nicht durch wiederholte manuelle Einzelkorrekturen.

Absatz- und Zeichenformate aufbauen

• Direkte Formatierung von Absatz- und Zeichenformaten unterscheiden
• Formate für Überschriften, Fließtext, Listen und Hervorhebungen anlegen
• Formate hierarchisch aufeinander aufbauen
• Abweichungen erkennen und bereinigen
• Formatänderungen zentral auf das Dokument übertragen
• Verschachtelte und GREP-Formate im Überblick einordnen

Formate trennen Inhalt und Gestaltung. Dadurch bleiben umfangreiche Dokumente konsistent und spätere Änderungen kontrollierbar.

Bilder platzieren und Verknüpfungen verwalten

• Bilder platzieren statt unkontrolliert einbetten
• Rahmen proportional füllen und Inhalte passend skalieren
• Ausschnitt und Bildposition innerhalb des Rahmens verändern
• Verknüpfungsstatus prüfen und fehlende Dateien erneut zuweisen
• Effektive Auflösung und geeignete Bildformate beurteilen
• Transparenzen und einfache Freisteller einsetzen

InDesign verwaltet Bilder in der Regel als Verknüpfungen. Deshalb gehören Quelldateien und Verknüpfungsstatus zum Dokument und zur Ausgabevorbereitung.

Farben und visuelle Hierarchie einsetzen

• RGB, CMYK, Volltonfarben und Prozessfarben unterscheiden
• Farbfelder zentral anlegen und bearbeiten
• Farbwerte aus vorhandenen Vorgaben übernehmen
• Flächen, Konturen und Farbtöne verwenden
• Kontrast, Größe, Position und Weißraum zur Gewichtung von Inhalten einsetzen
• Übermäßige oder inkonsistente Gestaltung vermeiden

Visuelle Hierarchie zeigt, was zuerst, danach und zuletzt wahrgenommen werden soll. Farbe ist dabei nur eines von mehreren Ordnungswerkzeugen.

Tag 1 zusammenführen und prüfen

• Dokumentstruktur, Textfluss, Bilder und Formate gemeinsam kontrollieren
• Typische Warnzeichen wie Übersatztext und fehlende Verknüpfungen erkennen
• Arbeitsdateien und verknüpfte Inhalte geordnet speichern
• Dokument für die systematische Weiterarbeit am zweiten Tag vorbereiten

Wiederkehrende Seitenelemente mit übergeordneten Seiten steuern

• Übergeordnete Seiten als zentrale Layoutvorlagen verstehen
• Wiederkehrende Elemente wie Kopfzeilen, Fußzeilen und Gestaltungselemente platzieren
• Übergeordnete Seiten zuweisen und Varianten aufbauen
• Automatische Seitenzahlen und Abschnittsnummerierung einsetzen
• Elemente auf Dokumentseiten bei Bedarf überschreiben
• Primäre Textrahmen im Überblick einordnen

Übergeordnete Seiten steuern wiederkehrende Seitenelemente zentral. Sie verhindern, dass identische Inhalte auf jeder Seite einzeln gepflegt werden müssen.

Spalten, Raster und Layoutsysteme konsistent anwenden

• Satzspiegel, Spalten und Stege nach Dokumentinhalt festlegen
• Hilfslinienraster und Grundlinienraster kombinieren
• Elemente über mehrere Seiten konsistent positionieren
• Unterschiedliche Seitentypen innerhalb eines gemeinsamen Systems entwickeln
• Abstände und Proportionen nachvollziehbar festlegen

Ein Layoutsystem schafft Wiedererkennbarkeit und beschleunigt Entscheidungen. Das Raster unterstützt die Gestaltung, ohne jede Seite identisch machen zu müssen.

Objektformate für Rahmen und wiederkehrende Elemente einsetzen

• Objektformate für Bildrahmen, Textboxen und Hinweisflächen anlegen
• Kontur, Fläche, Textumfluss und Rahmeneigenschaften zentral steuern
• Absatzformate mit Objektformaten verknüpfen
• Objektformat-Abweichungen erkennen und zurücksetzen
• Formatänderungen auf wiederkehrende Elemente übertragen

Objektformate übernehmen für Rahmen dieselbe Aufgabe wie Absatzformate für Text: Sie sichern Konsistenz und erleichtern spätere Änderungen.

Tabellen erstellen und formatieren

• Tabellen neu anlegen oder aus Text und externen Daten übernehmen
• Zeilen, Spalten und Zellen bearbeiten
• Kopf- und Fußzeilen definieren
• Text, Einzüge, Konturen und Flächen in Tabellen gestalten
• Tabellen- und Zellenformate im Überblick einsetzen
• Tabellen über mehrere Rahmen oder Seiten führen
• Barrierefreie Tabellenstruktur für PDF- und EPUB-Export einordnen

Tabellen eignen sich für strukturierte Vergleiche. Inhaltliche Ordnung und saubere Kopfstrukturen sind wichtiger als dekorative Linien und Flächen.

Inhalte aus Word und Excel kontrolliert übernehmen

• Importoptionen für Word-Dokumente verwenden
• Vorhandene Formatvorlagen zuordnen oder bereinigen
• Tabellen und tabellarische Daten aus Excel übernehmen
• Verknüpfte und statische Inhalte nach Einsatzfall unterscheiden
• Unerwünschte lokale Formatierungen vermeiden
• Importierte Inhalte in das eigene Formatsystem überführen

Ein kontrollierter Import spart Nacharbeit. Fremdformatierungen sollten nicht ungeprüft die Struktur und Gestaltung des InDesign-Dokuments bestimmen.

Datenzusammenführung für variable Dokumente einordnen

• Datenquellen für die Datenzusammenführung vorbereiten
• Text- und Bildfelder mit Platzhaltern verbinden
• Serienbriefe, Etiketten, Namensschilder oder Produktblätter erzeugen
• Vorschau und zusammengeführtes Dokument kontrollieren
• Mehrzeilige Datensätze und UTF-8-Datenquellen in InDesign 21.5 berücksichtigen
• Grenzen der Datenzusammenführung gegenüber automatisierten Publishing-Lösungen erkennen

Datenzusammenführung automatisiert wiederkehrende Layouts. Verlässliche Ergebnisse setzen eine konsistente Datenquelle und ein sorgfältig vorbereitetes Dokument voraus.

Dokumente mit Preflight und Verpacken übergabefähig machen

• Preflight-Warnungen und Fehler unterscheiden
• Ein eigenes Preflight-Profil im Überblick einordnen
• Fehlende Verknüpfungen, Schriften und Übersatztext vor der Ausgabe beheben
• Dokumente mit Schriften und Verknüpfungen verpacken
• Übergabedateien für Archivierung, Korrektur oder Weiterbearbeitung vorbereiten
• Lizenz- und Verwendungsbedingungen eingebundener Schriften und Bilder beachten

Ein fehlerfrei geöffnetes InDesign-Dokument ist noch nicht automatisch übergabefähig. Erst die Kontrolle von Schriften, Verknüpfungen und Ausgabevorgaben macht den Datenbestand vollständig.

PDFs für Druck, Bildschirm und barriereärmere Nutzung exportieren

• Adobe-PDF-Vorgaben verstehen und geeignete Einstellungen auswählen
• Anschnitt, Marken, Seitenbereiche und Einzelseiten oder Druckbögen festlegen
• Farbkonvertierung und Ausgabeprofil im Grundsatz einordnen
• Druck-PDF und komprimiertes Bildschirm-PDF unterscheiden
• Interaktive Elemente und Hyperlinks bei Bedarf berücksichtigen
• Tags, Alternativtexte und Tabellenstruktur für zugänglichere PDF-Ausgaben einordnen
• Exportierte PDF-Datei in Acrobat kontrollieren

Die passende PDF-Einstellung richtet sich nach dem vorgesehenen Ausgabeweg. Eine einzige Exportvorgabe ist nicht für Druck, Download und barriereärmere Nutzung gleichermaßen geeignet.

InDesign im Jahr 2026 einordnen

• Adobe InDesign 21.5.1 als aktuellen Stand im August 2026 einordnen
• Verbesserte Tabellenzugänglichkeit in PDF- und EPUB-Exporten berücksichtigen
• Tastaturbefehle über die neue Suche schneller auffinden
• Erweiterte Datenzusammenführung mit mehrzeiligen und UTF-8-kodierten Datensätzen einordnen
• Stapelverarbeitung von Alternativtexten als Unterstützung für zugänglichere Dokumente einordnen
• Cloud-Dokumente und Zusammenarbeit mit InCopy im Überblick abgrenzen
• KI-gestützte Funktionen nur mit redaktioneller und fachlicher Kontrolle verwenden

Neue Funktionen können einzelne Arbeitsschritte beschleunigen. Dokumentstruktur, Typografie, Barrierefreiheit und Ausgabequalität müssen weiterhin bewusst geprüft werden.

Praxisprojekt und Transfer

• Dokumentaufbau, Seitenvorlagen, Formate und Inhalte zu einem Gesamtprojekt verbinden
• Text- und Bildverknüpfungen kontrollieren
• Ausgabeziel und passende Prüfungen festlegen
• Dokument anhand einer Qualitätscheckliste bewerten
• Offene Fragen und individuelle Dokumentarten bearbeiten

Ein professionelles InDesign-Dokument verbindet eine klare Struktur, konsistente Formate, technisch geeignete Inhalte und eine kontrollierte Ausgabe.

Barrierefreie PDF-Dokumente aus InDesign einordnen

• Visuelles Layout, logische Dokumentstruktur und PDF-Tags voneinander unterscheiden
• Aufgaben von InDesign, Acrobat Pro und Prüfwerkzeugen im Gesamtprozess klären
• WCAG, PDF/UA und organisatorische Vorgaben sachlich abgrenzen
• Typische Barrieren für Screenreader-, Tastatur- und Vergrößerungsnutzung erkennen
• Automatische Prüfung, manuelle Prüfung und Nutzungstest unterscheiden
• Source-file Remediation und nachträgliche PDF-Remediation vergleichen

Eine zugängliche PDF entsteht am zuverlässigsten aus einer strukturierten InDesign-Quelldatei. Nachträgliche Reparaturen in Acrobat sollten auf PDF-spezifische Restarbeiten begrenzt bleiben.

Dokumentaufbau und Layout zugänglich planen

• Seitenformat, Ränder, Spalten und Textfluss nach Inhalt und Nutzung festlegen
• Komplexe Seitenlayouts auf eine nachvollziehbare Lesereihenfolge prüfen
• Informationen nicht ausschließlich über Position, Farbe oder visuelle Nähe vermitteln
• Verbundene und frei platzierte Textrahmen hinsichtlich Strukturfolgen einordnen
• Vorgabeseiten für wiederkehrende Gestaltungselemente verwenden
• Dekorative Seitenelemente von inhaltlich relevanten Elementen trennen

Die spätere Lesereihenfolge wird bereits durch Rahmenstruktur, Verankerung und Artikelaufbau beeinflusst. Ein optisch stimmiges Layout kann technisch unzugänglich sein.

Metadaten, Sprache und Dokumenteigenschaften vorbereiten

• Dokumenttitel, Beschreibung, Autorenschaft und Stichwörter festlegen
• Hauptsprache des Dokuments definieren
• Abweichende Sprachen in Textabschnitten berücksichtigen
• Dateiname und Dokumenttitel voneinander unterscheiden
• Metadaten nach dem PDF-Export in Acrobat kontrollieren
• Organisatorische Vorgaben für Dokumenteigenschaften dokumentieren

Metadaten und Sprache helfen assistiven Technologien bei der Einordnung und Aussprache. Diese Angaben sollten in der Quelldatei gepflegt und im PDF kontrolliert werden.

Absatzformate mit PDF-Tags verbinden

• Absatzformate für Überschriften, Fließtext, Listen und Beschriftungen konsistent verwenden
• Überschriftenhierarchie ohne ausgelassene Ebenen aufbauen
• Absatzformate den geeigneten PDF-Export-Tags zuordnen
• Direkte Formatierung von semantischer Struktur unterscheiden
• Formatabweichungen erkennen und bereinigen
• Zuordnung bei nachträglichen Formatänderungen kontrollieren

Die PDF-Tag-Struktur sollte aus den semantischen Absatzformaten hervorgehen. Schriftgröße und Fettdruck allein erzeugen keine Überschrift.

Artikel und logische Lesereihenfolge steuern

• Artikel-Bedienfeld als Quelle der strukturellen Exportreihenfolge einordnen
• Inhaltliche Rahmen in einer logischen Reihenfolge zusammenstellen
• Seitenübergreifende Artikelstruktur kontrollieren
• Dekorative und technische Elemente aus der Artikelstruktur ausschließen
• Tag-Reihenfolge und visuelle Reihenfolge unterscheiden
• Ergebnis nach dem Export in Acrobat und PAC prüfen

Das Artikel-Bedienfeld steuert die logische Reihenfolge des exportierten Inhalts. Eine falsche Artikelreihenfolge kann nicht durch ein gutes sichtbares Layout ausgeglichen werden.

Bilder und Grafiken verankern

• Informative, funktionale und dekorative Grafiken unterscheiden
• Grafiken an der inhaltlich passenden Stelle im Textfluss verankern
• Verankerte Objekte gegenüber frei positionierten Objekten einordnen
• Bildunterschriften als echten Text und im passenden Zusammenhang anlegen
• Komplexe Diagramme durch umgebenden Text oder ausführlichere Beschreibung ergänzen
• Text in Bildern vermeiden oder zusätzlich zugänglich bereitstellen

Verankerung verbindet eine Abbildung mit ihrer inhaltlichen Position. Die visuelle Nähe allein stellt für assistive Technologien keinen verlässlichen Zusammenhang her.

Alternativtexte und dekorative Objekte behandeln

• Alternativtexte nach Zweck und Aussage des Objekts formulieren
• Objektexportoptionen für Alternativtext und Tagging verwenden
• Eigene Alternativtexte von Metadaten oder anderen Quellen unterscheiden
• Dekorative Objekte als Artefakte kennzeichnen
• Automatisch erzeugte Alternativtexte redaktionell prüfen
• Veraltete Alternativtexte nach Bildänderungen erkennen
• Mehrere Grafiken in der aktuellen InDesign-Version kontrolliert bearbeiten

Alternativtexte vermitteln die Funktion oder wesentliche Aussage eines Bildes. Automatisch erzeugte Vorschläge müssen auf Dokumentkontext und Aktualität geprüft werden.

Listen semantisch korrekt erstellen

• Aufzählungs- und nummerierte Listen mit Absatzformaten erzeugen
• Listeneinträge und verschachtelte Listen eindeutig strukturieren
• Manuell eingegebene Aufzählungszeichen und Nummern vermeiden
• Abstände und Einzüge über Formate steuern
• Listen nach dem PDF-Export im Tag-Baum kontrollieren
• Komplexe Listenstrukturen bei Bedarf vereinfachen

Eine Liste benötigt neben sichtbaren Aufzählungszeichen auch eine eindeutige Listenstruktur. Manuelle Zeichen bilden diese Semantik nicht zuverlässig ab.

Tabellen zugänglich aufbauen

• Datentabellen von Layouttabellen unterscheiden
• Einfache Tabellenstrukturen mit klaren Kopfzeilen bevorzugen
• Verbundene und geteilte Zellen kritisch prüfen
• Tabellen über Seiten führen und Kopfzeilen wiederholen
• Tabelleninhalt in sinnvoller Zellreihenfolge erfassen
• Zeilenköpfe, Spaltenköpfe und Beschriftungen für PDF- und EPUB-Export berücksichtigen
• Table-, TR-, TH- und TD-Struktur nach dem Export kontrollieren

Tabellenzugänglichkeit beginnt mit einer einfachen Datenstruktur und eindeutigen Kopfzellen. Visuelle Hervorhebung allein kennzeichnet keine Tabellenüberschrift.

Links, Querverweise und Fußnoten anlegen

• Aussagekräftige Linktexte statt unverständlicher Roh-URLs verwenden
• Hyperlinks mit InDesign-Funktionen erstellen und prüfen
• Querverweise zu Überschriften und anderen Zielen anlegen
• Fußnoten und Endnoten mit den vorgesehenen Funktionen erzeugen
• Sprungziele und Rückwege für längere Dokumente einordnen
• Links und Anmerkungen nach dem Export auf Zuordnung und Funktion prüfen

Navigationsziele müssen verständlich bezeichnet und technisch korrekt verknüpft sein. Ein Linktext wie „hier“ liefert außerhalb des Satzkontexts zu wenig Information.

Tag 1 zusammenführen und prüfen

• Formate, Artikel, Bilder, Listen, Tabellen und Links gemeinsam kontrollieren
• Direkte Formatierung und unstrukturierte Einzelobjekte identifizieren
• Dokumenteigenschaften und Sprache überprüfen
• Quelldatei für die Ausgabe und technische Prüfung vorbereiten

Inhaltsverzeichnisse, Lesezeichen und Index vorbereiten

• Inhaltsverzeichnis aus definierten Absatzformaten erzeugen
• Überschriftenhierarchie und Seitennavigation kontrollieren
• PDF-Lesezeichen aus geeigneten Formaten erzeugen
• Lesezeichenstruktur und Benennung für längere Dokumente planen
• Indexmarken und Index für geeignete Dokumentarten einordnen
• Generierte Inhalte nach Änderungen aktualisieren

Navigationshilfen sollten aus der Dokumentstruktur erzeugt werden. Manuell gepflegte Seitenzahlen und Verzeichnisse werden schnell inkonsistent.

Tags und Exportstruktur vor dem PDF-Export kontrollieren

• Zuordnung von Absatzformaten zu PDF-Tags prüfen
• Artikelreihenfolge und Verankerungen kontrollieren
• Alternativtexte, Artefakte und Bildunterschriften prüfen
• Listen- und Tabellenstruktur stichprobenartig kontrollieren
• Preflight um zugänglichkeitsrelevante Prüfpunkte ergänzen
• Bekannte Einschränkungen für die Acrobat-Nacharbeit dokumentieren

Die zuverlässigste PDF-Nacharbeit ist die Fehlervermeidung in InDesign. Vor dem Export sollten Struktur, Reihenfolge und Objektinformationen vollständig geprüft sein.

Getaggte PDF-Dateien aus InDesign exportieren

• Adobe PDF interaktiv und Adobe PDF Druck nach Ausgabeziel unterscheiden
• Optionen für getaggte PDF, Hyperlinks, Lesezeichen und Formulare prüfen
• Dokumenttitel, Sprache und Exportbereich berücksichtigen
• Schriften, Bildqualität und Farbkonvertierung nach Ausgabeziel einordnen
• Einzelseiten und Druckbögen sachlich unterscheiden
• Exportierte PDF unmittelbar öffnen und auf Vollständigkeit prüfen

Der Export übernimmt nur die Struktur, die in InDesign angelegt wurde. Eine aktivierte Tag-Option kann fehlende Semantik nicht nachträglich erzeugen.

PDF in Acrobat Pro technisch untersuchen

• Werkzeuge für Barrierefreiheit, Tags, Reihenfolge und Inhalt aufrufen
• Dokumenteigenschaften und Anfangsansicht kontrollieren
• Vollständige Prüfung starten und Prüfbericht auswerten
• Tag-Baum als logische Dokumentstruktur lesen
• Fehler, Hinweise und manuell zu prüfende Punkte unterscheiden
• Prüfergebnisse nach Korrekturort priorisieren

Acrobat meldet technische Auffälligkeiten, entscheidet aber nicht vollständig über Verständlichkeit, sinnvolle Alternativtexte und logische Reihenfolge.

Tag-Struktur und Lesereihenfolge nacharbeiten

• Überschriften, Absätze, Listen, Abbildungen und Tabellen im Tag-Baum kontrollieren
• Fehlende oder falsche Tags gezielt korrigieren
• Verschachtelung und logische Reihenfolge prüfen
• Artefakte für dekorative und technische Inhalte einsetzen
• Lesereihenfolge komplexer Seiten mit Tag-Baum und Reihenfolge-Werkzeug prüfen
• Systematische Fehler bevorzugt in InDesign zurückkorrigieren

Acrobat-Nacharbeit eignet sich für begrenzte Restkorrekturen. Wiederkehrende oder systematische Fehler gehören in die InDesign-Quelldatei.

Alternativtexte, Listen und Tabellen im PDF prüfen

• Alternativtexte im Kontext des Dokuments bewerten
• Abbildungs-Tags und dekorative Artefakte kontrollieren
• L-, LI-, Lbl- und LBody-Struktur von Listen einordnen
• Table-, TR-, TH- und TD-Tags von Tabellen prüfen
• Kopfzellen und Geltungsbereiche im Rahmen des Seminars einordnen
• Bildunterschriften und Tabellenbeschriftungen auf Zusammenhang prüfen

Tags müssen nicht nur vorhanden, sondern semantisch richtig verschachtelt sein. Das gilt besonders für Listen, Tabellen und Abbildungen.

PAC 2026 für automatische und visuelle Prüfung einsetzen

• PAC 2026 als aktuelles Prüfwerkzeug für PDF/UA- und WCAG-Anforderungen einordnen
• Übersicht und Detailbericht auswerten
• Strukturansicht und Screenreader-Vorschau verwenden
• Automatisch prüfbare Kriterien von manuellen Prüfpunkten unterscheiden
• KI-unterstützte Prüfhinweise als Wahrscheinlichkeitsbewertung einordnen
• Prüfergebnis nicht mit vollständiger Barrierefreiheit gleichsetzen

PAC 2026 erweitert die automatische Prüfung, ersetzt aber nicht die fachliche und manuelle Bewertung von Struktur, Alternativtexten und tatsächlicher Nutzbarkeit.

Manuelle Nutzungstests ergänzen

• Überschriften- und Lesezeichennavigation testen
• Links und interaktive Elemente über Tastatur prüfen
• Text bei hoher Vergrößerung und verschiedenen Ansichten kontrollieren
• Screenreader-Ausgabe für ausgewählte Seiten und Strukturen testen
• Lesereihenfolge, Bildbeschreibungen und Tabellen aus Nutzersicht bewerten
• Prüfschritte, Ergebnisse und verbleibende Einschränkungen dokumentieren

Automatische Prüfungen zeigen technische Auffälligkeiten. Manuelle Tests prüfen, ob die Struktur in der tatsächlichen Nutzung verständlich und bedienbar ist.

InDesign und Prüfwerkzeuge im Jahr 2026 einordnen

• Adobe InDesign 21.5.1 als aktuellen Stand im August 2026 einordnen
• Verbesserte Tabellenzugänglichkeit in PDF- und EPUB-Exporten berücksichtigen
• Zeilenköpfe, Spaltenköpfe und Beschriftungen für zugängliche Tabellen verwenden
• Stapelweise Erzeugung und Entfernung von Alternativtexten einordnen
• AI-generierte Alternativtexte redaktionell prüfen
• PAC 2026 mit KI-unterstützten Prüfungen verwenden
• WCAG und PDF/UA als unterschiedliche, sich ergänzende Bezugssysteme verstehen

Neue Assistenz- und Prüffunktionen reduzieren einzelne Arbeitsschritte. Verantwortung für Semantik, Aussage, Lesereihenfolge und dokumentierte Qualitätsprüfung bleibt bei den Erstellenden.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Adobe InDesign
• Dokumente anlegen, Textrahmen und Bildrahmen verwenden
• Absatz- und Zeichenformate erstellen und anwenden
• Mit Bildern, Tabellen, Hyperlinks und Inhaltsverzeichnissen grundsätzlich arbeiten
• Grundkenntnisse im Umgang mit PDF-Dateien
• Keine vertieften Vorkenntnisse in PDF-Tags oder Screenreadern erforderlich

Software und Dateien:

• Aktuelle, von der Organisation freigegebene Version von Adobe InDesign; empfohlen wird InDesign 21.5.1 oder neuer innerhalb derselben freigegebenen Produktlinie
• Adobe Acrobat Pro mit Werkzeugen für Tags, Lesereihenfolge und Barrierefreiheitsprüfung
• PAC 2026 für die zusätzlichen Prüfungen
• Optional ein Screenreader wie NVDA oder JAWS
• Zugriff auf bereitgestellte InDesign-, Bild-, Schrift- und PDF-Übungsdateien
• Lokale Schreibrechte für Quelldateien, Exporte und Prüfstände

Hinweise zur Vorbereitung:

• InDesign, Acrobat Pro und PAC 2026 müssen vor Seminarbeginn installiert und getestet sein
• Benötigte Schriften und verknüpfte Grafiken müssen verfügbar sein
• Unternehmensvorgaben zur angestrebten Konformität sollten nach Möglichkeit bekannt sein
• Eigene Dokumente können für den späteren Praxisabschnitt in bearbeitbarer InDesign-Fassung mit allen Verknüpfungen und Schriften bereitgestellt werden

Das Seminar setzt sichere InDesign-Grundkenntnisse voraus. Für die PDF-Kontrolle und Nacharbeit werden Acrobat Pro und PAC 2026 benötigt.

Eigene Dokumente beispielhaft optimieren

• Eigene InDesign-Dokumente anhand des bis dahin erarbeiteten Workflows untersuchen
• Formatstruktur, Artikelreihenfolge, Verankerungen und Alternativtexte prüfen
• Listen, Tabellen, Links und Navigationselemente stichprobenartig bewerten
• Verbesserungen beispielhaft in der Quelldatei umsetzen
• PDF erneut exportieren und mit Acrobat Pro sowie PAC 2026 kontrollieren
• Weiteren Korrektur- und Prüfaufwand realistisch dokumentieren

Die beispielhafte Optimierung eigener Dokumente überträgt den Seminarworkflow auf reale Ausgangslagen. Eine vollständige Konformitätsprüfung umfangreicher Dokumente kann dabei nicht automatisch zugesichert werden.

Praxisprojekt und Transfer

• InDesign-Quelldatei strukturell überarbeiten
• PDF-Tags, Artikelreihenfolge, Bilder, Listen und Tabellen vorbereiten
• Getaggte PDF exportieren
• Acrobat- und PAC-Prüfung durchführen
• Notwendige Restkorrekturen umsetzen
• Manuelle Stichprobenprüfung und Dokumentation ergänzen

Ein belastbarer Workflow beginnt in der InDesign-Quelldatei und endet erst nach Export, technischer Prüfung, manueller Kontrolle und dokumentierter Nacharbeit.

Barrierefreiheit und Prüfziele einordnen

• Barrierefreiheit digitaler Dokumente sachlich definieren
• Unterschied zwischen visueller Gestaltung und technisch zugänglicher Dokumentstruktur verstehen
• WCAG 2.2, PDF/UA und organisatorische Vorgaben voneinander abgrenzen
• Typische Barrieren für Screenreader-, Tastatur- und Vergrößerungsnutzung erkennen
• Automatische Prüfung, manuelle Prüfung und Nutzungstest unterscheiden
• Verantwortung von Autorenschaft, PDF-Nachbearbeitung und Freigabe klären

Eine PDF-Datei ist nicht allein deshalb barrierefrei, weil sie optisch übersichtlich wirkt oder eine automatische Prüfung ohne Fehlermeldung beendet.

Arbeitsweise assistiver Technologien nachvollziehen

• Aufgabe von Screenreadern und Dokument-Tags verstehen
• Navigation über Überschriften, Listen, Links und Tabellen einordnen
• Lesereihenfolge gegenüber visueller Position unterscheiden
• Dokumentsprache, Alternativtexte und Linktexte aus Nutzersicht beurteilen
• JAWS, NVDA und VoiceOver als mögliche Testwerkzeuge einordnen
• Grenzen eines kurzen Screenreader-Tests berücksichtigen

Assistive Technologien benötigen eine korrekt ausgezeichnete Struktur. Die sichtbare Anordnung auf der Seite reicht dafür nicht aus.

Den geeigneten Korrekturweg wählen

• Source-file Remediation und PDF-Remediation unterscheiden
• Fehler möglichst im Word-Ausgangsdokument beheben
• Notwendige Nacharbeiten in Acrobat frühzeitig einplanen
• Neuaufbau, Nachbesserung und Ausnahmefall nach Aufwand und Nachhaltigkeit bewerten
• Wiederkehrende Dokumente über Vorlagen und Formatvorlagen absichern
• Prüfung und Freigabe als festen Bestandteil des Workflows definieren

Die nachhaltigste Korrektur erfolgt in der Quelldatei. Acrobat dient vor allem zur Prüfung und für PDF-spezifische Nacharbeiten.

Word-Dokumente strukturiert aufbauen

• Dokumenttitel, Dateiname und Dokumenteigenschaften festlegen
• Überschriften mit integrierten Formatvorlagen hierarchisch strukturieren
• Absätze, Listen und Hervorhebungen semantisch korrekt verwenden
• Leere Absätze, Leerzeichen und manuelle Seitenumbrüche kontrollieren
• Mehrspaltige und komplexe Layouts auf Zugänglichkeit prüfen
• Navigationsbereich und Gliederungsansicht zur Strukturkontrolle verwenden

Die Tag-Struktur einer aus Word erzeugten PDF beginnt mit den semantischen Formatvorlagen der Word-Datei.

Bilder, Grafiken und Alternativtexte behandeln

• Informative, funktionale und dekorative Grafiken unterscheiden
• Kurze, zweckbezogene Alternativtexte formulieren
• Dekorative Objekte als dekorativ kennzeichnen
• Komplexe Diagramme durch geeignete Beschreibung oder umgebenden Text ergänzen
• Text in Bildern vermeiden oder zusätzlich als echten Text bereitstellen
• Verankerte und schwebende Objekte hinsichtlich Lesereihenfolge prüfen

Ein Alternativtext beschreibt nicht jedes sichtbare Detail, sondern vermittelt Zweck und wesentliche Aussage des nicht-textlichen Inhalts.

Tabellen, Links, Fußnoten und Verzeichnisse vorbereiten

• Einfache Datentabellen mit eindeutiger Kopfzeile erstellen
• Tabellen nicht für Seitenlayout verwenden
• Verbundene und geteilte Zellen kritisch prüfen
• Kopfzeilen auf Folgeseiten wiederholen
• Aussagekräftige Linktexte statt sichtbarer Roh-URLs verwenden
• Fußnoten und Endnoten mit Word-Funktionen anlegen
• Automatisches Inhaltsverzeichnis aus Überschriften erzeugen
• Lesezeichenbedarf für längere Dokumente einordnen

Komplexe Tabellen und unklare Verweise erschweren die Nutzung erheblich. Einfachheit und eindeutige Beschriftung verbessern Zugänglichkeit und Wartbarkeit.

Sprache, Lesbarkeit und Kontrast kontrollieren

• Dokumentsprache und abweichende Sprachabschnitte festlegen
• Schriftgröße, Zeilenabstand und Absatzabstände lesbar gestalten
• Informationen nicht ausschließlich über Farbe vermitteln
• Farbkontraste für Text und wichtige grafische Elemente prüfen
• Vergrößerung, Umbruch und Seitenlayout bei hoher Zoomstufe einordnen
• Hervorhebungen und Großschreibung zurückhaltend einsetzen

Barrierearme Gestaltung unterstützt die technische Struktur. Kontrast, Sprache und Lesbarkeit müssen bereits vor dem PDF-Export berücksichtigt werden.

Word-Barrierefreiheitsprüfung durchführen

• Microsoft-365-Barrierefreiheitsprüfung starten
• Fehler, Warnungen und Hinweise unterscheiden
• Prüfergebnisse an der richtigen Stelle im Dokument beheben
• Automatisch nicht erkennbare Punkte manuell kontrollieren
• Dokument nach Änderungen erneut prüfen
• Prüfergebnis nicht mit vollständiger Konformität gleichsetzen

Die Word-Prüfung findet viele typische Probleme, kann aber Bedeutung, Lesereihenfolge und inhaltliche Qualität nicht vollständig beurteilen.

Getaggte PDF-Dateien aus Word erzeugen

• PDFMaker und Word-eigene PDF-Erzeugung unterscheiden
• Optionen für Dokumentstrukturtags, Lesezeichen und Dokumenteigenschaften prüfen
• Export unter Windows und macOS sachlich einordnen
• Schriften, Bildkomprimierung und PDF-Qualität berücksichtigen
• PDF nicht über ungeeignete Druckertreiber erzeugen
• Exportierte Datei unmittelbar öffnen und kontrollieren

Der Exportweg entscheidet, ob die in Word angelegte Struktur in die PDF übernommen wird. Eine visuell identische PDF kann technisch völlig anders aufgebaut sein.

Acrobat Pro für die Barrierefreiheitsprüfung einrichten

• Werkzeuge für Barrierefreiheit, Tags, Reihenfolge und Inhalt aufrufen
• Dokumenteigenschaften, Sprache und Fenstereinstellungen kontrollieren
• Vollständige Prüfung starten und Bericht auswerten
• Fehler, manuell zu prüfende Punkte und bestandene Prüfungen unterscheiden
• Prüfbericht dokumentieren und Korrekturen priorisieren
• Acrobat Reader und Acrobat Pro hinsichtlich Bearbeitungsmöglichkeiten unterscheiden

Acrobat kann technische Auffälligkeiten melden. Ob Inhalte verständlich, Alternativtexte sinnvoll und Reihenfolgen logisch sind, muss weiterhin manuell geprüft werden.

Tag-Struktur und Semantik in Acrobat korrigieren

• Tag-Baum als semantische Dokumentstruktur lesen
• Überschriften, Absätze, Listen, Abbildungen und Tabellen erkennen
• Fehlende oder falsche Tags korrigieren
• Artefakte für rein dekorative oder technische Inhalte einsetzen
• Verschachtelung und Reihenfolge im Tag-Baum kontrollieren
• Änderungen vorsichtig und nachvollziehbar durchführen

Die Tag-Reihenfolge bildet die logische Dokumentstruktur. Änderungen sollten semantisch begründet und nicht nur zur Beseitigung einer Fehlermeldung vorgenommen werden.

Lesereihenfolge, Alternativtexte und Tabellen nacharbeiten

• Logische Lesereihenfolge in komplexeren Seiten prüfen
• Reihenfolge-Werkzeug und Tag-Baum mit Bedacht einsetzen
• Alternativtexte in Abbildungs-Tags ergänzen oder korrigieren
• Tabellenstruktur mit Table-, TR-, TH- und TD-Tags kontrollieren
• Kopfzellen und Geltungsbereiche im Rahmen des Seminars einordnen
• Links und Anmerkungen auf Zuordnung und Tastaturzugänglichkeit prüfen

Nacharbeiten in Acrobat können einzelne PDF-Probleme beheben. Bei systematischen Strukturfehlern ist die Korrektur in Word meistens zuverlässiger und wirtschaftlicher.

Manuelle Qualitätsprüfung ergänzen

• Überschriftennavigation und Reihenfolge stichprobenartig testen
• Links, Lesezeichen und Formularinteraktionen über Tastatur prüfen
• Text bei hoher Vergrößerung und gegebenenfalls Umfließen kontrollieren
• Screenreader-Ausgabe für ausgewählte Seiten und Strukturen testen
• Alternativtexte und Tabellen aus Nutzersicht bewerten
• Prüfschritte und verbleibende Einschränkungen dokumentieren

Automatische und manuelle Prüfungen ergänzen einander. Erst der kombinierte Test zeigt, ob die Dokumentstruktur in der tatsächlichen Nutzung nachvollziehbar ist.

Standards und Softwarestand 2026 einordnen

• WCAG 2.2 als aktuellen W3C-Empfehlungsstand einordnen
• PDF/UA als PDF-spezifischen Standard für zugängliche Dokumentstruktur verstehen
• Organisations- und Rechtsvorgaben von technischen Standards unterscheiden
• Microsoft Word aus Microsoft 365 in einer aktuellen, freigegebenen Version verwenden
• Adobe Acrobat Pro in einer aktuellen, freigegebenen Version verwenden
• Unterschiede zwischen Windows, macOS, Updatekanälen und Organisationsrichtlinien berücksichtigen
• Prüfanforderungen vor Projektbeginn festlegen

Die Konformitätsanforderung muss vor der Dokumenterstellung geklärt werden. WCAG, PDF/UA und organisatorische Vorgaben beantworten unterschiedliche Teile der Qualitätsprüfung.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Microsoft Word
• Formatvorlagen, Tabellen, Bilder, Links und Inhaltsverzeichnisse in Word grundsätzlich verwenden können
• Grundkenntnisse im Umgang mit PDF-Dateien
• Keine Vorkenntnisse in PDF-Tags oder Screenreadern erforderlich

Software und Zugänge:

• Aktuelle, von der Organisation freigegebene Desktop-Version von Microsoft Word aus Microsoft 365
• Adobe Acrobat Pro mit Werkzeugen für Barrierefreiheit, Tags und Lesereihenfolge
• Acrobat Reader allein reicht für die praktischen Korrekturübungen nicht aus
• Optional ein Screenreader wie NVDA oder JAWS; auf macOS gegebenenfalls VoiceOver
• Zugriff auf bereitgestellte Word- und PDF-Übungsdateien
• Lokale Schreibrechte zum Speichern verschiedener Datei- und Prüfstände

Hinweise zur Vorbereitung:

• Word und Acrobat Pro müssen vor Seminarbeginn gestartet und auf Funktionsfähigkeit geprüft worden sein
• PDFMaker muss für die vorgesehenen Windows-Übungen verfügbar sein, sofern dieser Exportweg genutzt wird
• Auf macOS wird der dort verfügbare Word-PDF-Workflow verwendet; Funktionsunterschiede werden berücksichtigt
• Screenreader und Kontrastprüfwerkzeug sollten vor Seminarbeginn installiert und getestet sein, wenn diese praktisch eingesetzt werden
• Unternehmensvorgaben zur Zielkonformität und zur Freigabe barrierefreier PDFs sollten nach Möglichkeit bekannt sein

Das Seminar setzt sichere Word-Grundkenntnisse voraus. Für die PDF-Nachbearbeitung wird Acrobat Pro benötigt; Acrobat Reader ist dafür nicht ausreichend.

Praxisprojekt und Transfer

• Word-Ausgangsdatei anhand einer Prüfliste überarbeiten
• Getaggte PDF mit geeigneten Einstellungen erzeugen
• Automatische Prüfung in Acrobat durchführen
• Notwendige PDF-spezifische Nacharbeiten umsetzen
• Manuelle Stichprobenprüfung ergänzen
• Prüfstand und verbleibende Einschränkungen dokumentieren

Ein belastbarer Workflow beginnt in Word, setzt sich im getaggten Export fort und endet erst nach automatischer und manueller Prüfung der PDF.

IBCS und ISO 24896 im Reporting einordnen

• Typische Verständlichkeitsprobleme klassischer Excel-Berichte erkennen
• IBCS als Konzept für klare, konsistente und entscheidungsorientierte Geschäftskommunikation einordnen
• IBCS Standards 2.0 mit den Bereichen Notation und Composition unterscheiden
• ISO 24896:2026 als internationalen Standard für die Notation im Business Reporting einordnen
• Notation, Berichtsgestaltung und fachliche Aussage voneinander abgrenzen
• Diagramme, Tabellen und Text als zusammengehörige Berichtselemente betrachten

IBCS schafft eine einheitliche visuelle Sprache für Geschäftsinformationen. ISO 24896:2026 standardisiert wesentliche Teile dieser Notation für Diagramme, Tabellen und Textelemente.

Das SUCCESS-Modell als Qualitätsrahmen verwenden

• SAY für klare Botschaften und aussageorientierte Titel einsetzen
• UNIFY für konsistente Notation und wiederkehrende Bedeutungen verwenden
• CONDENSE zur Erhöhung der Informationsdichte einordnen
• CHECK für fachliche und visuelle Plausibilität anwenden
• EXPRESS zur Auswahl einer geeigneten Darstellungsform nutzen
• SIMPLIFY zur Entfernung nicht benötigter Gestaltungselemente einsetzen
• STRUCTURE für einen nachvollziehbaren Berichtsaufbau verwenden

SUCCESS ist keine Checkliste für dekorative Gestaltung. Das Modell verbindet Aussage, Notation, Verdichtung, Prüfung, Visualisierung, Vereinfachung und Struktur zu einem vollständigen Berichtskonzept.

Geschäftsszenarien semantisch kennzeichnen

• Ist, Plan, Forecast und Vorjahr eindeutig unterscheiden
• Füllungen, Umrisse, Linien und Marker konsistent einsetzen
• Positive und negative Abweichungen sachgerecht hervorheben
• Absolute und relative Abweichungen voneinander unterscheiden
• Farben sparsam und mit fester Bedeutung verwenden
• Legenden durch direkte Beschriftung und konsistente Notation reduzieren
• Semantik über mehrere Diagramme und Tabellen hinweg beibehalten

Gleiche Bedeutungen sollten immer gleich dargestellt werden. Eine stabile Semantik reduziert den Erklärungsaufwand und erleichtert den Vergleich zwischen Berichten.

Vom Informationsbedarf zum passenden Diagramm gelangen

• Managementfrage und gewünschte Aussage vor der Diagrammauswahl klären
• Zeitverlauf, Strukturvergleich, Rangfolge, Abweichung, Verteilung und Zusammenhang unterscheiden
• Säulen-, Balken-, Linien-, Wasserfall- und Streudiagramme nach Aussagezweck auswählen
• Tabellen als geeignete Darstellungsform für verdichtete Zahlenübersichten einordnen
• Kreisdiagramme, Tachometer und dekorative Sonderformen kritisch bewerten
• Datenanforderungen und notwendige Berechnungen vor der Umsetzung prüfen

Der Diagrammtyp folgt der fachlichen Fragestellung. Erst wenn Vergleich, Zeitbezug und benötigte Daten geklärt sind, sollte die technische Umsetzung in Excel beginnen.

Den interaktiven IBCS-Diagrammwähler verwenden

(Der von mir – Frank Zeitz – entwickelte interaktive IBCS-Diagrammwähler ist eine Excel-Arbeitsmappe mit einem Dropdownmenü, das für zahlreiche typische Managementfragestellungen einen geeigneten Diagrammtyp empfiehlt und dazu die benötigten Beispiel-Daten, beispielhafte aussageorientierte Diagrammtitel sowie konkrete Hinweise zur Erstellung bereitstellt.)

• Eine Managementfragestellung aus der Auswahlliste wählen
• Empfohlenen Diagrammtyp und Kurzbegründung nachvollziehen
• Benötigte Datenfelder und Berechnungen prüfen
• Beispielhafte aussageorientierte Titel vergleichen
• Musterdiagramm und konkrete Erstellungshinweise als Orientierung verwenden
• Empfehlung auf den eigenen fachlichen Kontext übertragen und bei Bedarf begründet anpassen
• Grenzen einer regelbasierten Empfehlung gegenüber fachlicher Beurteilung erkennen

Der interaktive IBCS-Diagrammwähler unterstützt die strukturierte Auswahl einer Darstellungsform. Die endgültige Entscheidung bleibt von Aussage, Datenqualität und Berichtskontext abhängig.

Zeitverläufe und Szenarien in Excel darstellen

• Zeit als geordnete Achse von links nach rechts darstellen
• Ist-Verläufe mit Plan, Forecast oder Vorjahr vergleichen
• Linien- und Säulendarstellung nach Zeitbezug und Anzahl der Perioden auswählen
• Y-Achsen nachvollziehbar skalieren und optische Verzerrungen vermeiden
• Ziel- und Referenzlinien direkt beschriften
• Gitternetzlinien, Marker und Legenden auf den tatsächlichen Informationswert reduzieren
• Vergleichbare Diagramme mit identischer Skalierung ausstatten

Zeitreihen sollen Entwicklung und Abweichung zeigen. Eine konsistente Skalierung und direkte Beschriftung sind wichtiger als zusätzliche Effekte.

Abweichungen und Treiber sichtbar machen

• Absolute und prozentuale Abweichungen berechnen
• Abweichungssäulen und Varianzspalten situationsgerecht einsetzen
• Positive und negative Beiträge eindeutig unterscheiden
• Wasserfall- beziehungsweise Brückendiagramme für Überleitungen verwenden
• Startwert, Einzelbeiträge und Endwert logisch verbinden
• Preis-, Mengen- und Mixeffekte als möglichen Anwendungsfall einordnen
• Haupttreiber statt jeder Einzelbewegung hervorheben

Abweichungsdarstellungen beantworten nicht nur, wie groß eine Differenz ist, sondern können auch zeigen, wodurch die Veränderung entstanden ist.

Aussageorientierte Titel und Erläuterungen formulieren

• Beschreibende Überschriften von geschäftlichen Aussagen unterscheiden
• Was ist passiert, warum ist es passiert und was folgt daraus als Leitfragen verwenden
• Titel auf die im Diagramm tatsächlich belegbare Aussage begrenzen
• Einheiten, Zeitraum und Bezugsgröße eindeutig benennen
• Kommentare und Hervorhebungen sparsam an entscheidenden Stellen einsetzen
• Dynamische Titel mit Zellbezügen in Excel aufbauen

Ein aussageorientierter Titel nennt die wesentliche Erkenntnis. Er darf die Daten weder übertreiben noch eine Ursache behaupten, die im Bericht nicht belegt wird.

IBCS-orientierte Tabellen strukturieren

• Tabellen nach fachlicher Struktur statt nach zufälliger Datenanordnung aufbauen
• Zeitspalten, Strukturelemente und Szenarien konsistent anordnen
• Ist-, Plan-, Forecast- und Vorjahreswerte eindeutig kennzeichnen
• Absolute und relative Abweichungsspalten logisch platzieren
• Einheiten, Dezimalstellen und Vorzeichen einheitlich darstellen
• Zwischensummen und Hierarchien nachvollziehbar gliedern
• Informationsdichte erhöhen, ohne die Lesbarkeit zu verlieren

Eine gute Berichtstabelle macht Struktur, Zeitbezug und Abweichungen ohne zusätzliche Erklärung erkennbar. Formatierung unterstützt diese Logik, ersetzt sie aber nicht.

Tabellen in Excel präzise formatieren

• Spaltenbreiten, Einzüge und Ausrichtung kontrolliert einsetzen
• Zahlenformate für Werte, Prozente, Einheiten und Nullen definieren
• Hierarchien über Einrückungen und dezente Trennlinien sichtbar machen
• Bedingte Formatierung für gezielte Abweichungshinweise verwenden
• Übermäßige Rahmen, Flächen und wechselnde Farben entfernen
• Zeilen- und Spaltenstruktur bei Aktualisierungen stabil halten
• Wiederkehrende Formatierungslogik dokumentieren

Tabellenformatierung sollte Bedeutung und Hierarchie verdeutlichen. Jede Linie, Farbe und Hervorhebung benötigt einen nachvollziehbaren Informationszweck.

Rangfolgen, Treiber und kompakte KPI-Sichten erstellen

• Horizontale Balkendiagramme für Rangfolgen und Ursachenanalysen verwenden
• Kategorien nach Wert statt alphabetisch sortieren
• Top-N- und Bottom-N-Sichten sachgerecht trennen
• Benchmarks und Zielwerte als direkte Referenzen darstellen
• KPI-Boards als verdichtete Tabellen- oder Matrixansicht aufbauen
• Detailmenge und Managementebene voneinander abgrenzen
• Ausreißer und Haupttreiber ohne dekorative Überhöhung kennzeichnen

Rangfolgen und KPI-Sichten sollen Prioritäten sichtbar machen. Der Bericht benötigt dafür eine eindeutige Sortierung und wenige konsistent dargestellte Vergleichswerte.

Managementseiten argumentativ aufbauen

• Berichtsseite mit Botschaft, visueller Evidenz und notwendiger Erläuterung strukturieren
• Überschrift, Diagramm, Tabelle und Kommentar auf dieselbe Aussage ausrichten
• Informationshierarchie und Leserichtung festlegen
• Detailinformationen reduzieren oder in Folgeansichten verschieben
• Vergleichbare Berichtselemente an gemeinsamen Rastern ausrichten
• Weißraum bewusst für Trennung und Gewichtung einsetzen
• Berichtsseiten nach Zielgruppe und Entscheidungsbedarf unterscheiden

Eine Managementseite ist keine Sammlung einzelner Charts. Alle Elemente müssen gemeinsam eine nachvollziehbare Aussage unterstützen.

Excel-Layouts und Vorlagen konsistent aufbauen

• Ein wiederverwendbares Berichtsblatt mit festen Layoutzonen entwickeln
• Schrift, Einheiten, Szenarienotation und Abstände standardisieren
• Zellformate und Diagrammformatierung soweit möglich zentralisieren
• Corporate Design von fachlicher IBCS-Semantik unterscheiden
• Markenfarben sparsam einsetzen, ohne Szenariobedeutungen zu überlagern
• Diagramm- und Tabellenvorlagen auf Aktualisierbarkeit prüfen
• Manuelle Einzelformatierungen reduzieren

Corporate Design bestimmt den visuellen Rahmen. Die fachliche Bedeutung von Ist, Plan, Forecast und Abweichungen sollte dennoch über alle Berichte hinweg eindeutig bleiben.

Berichte mit einer IBCS-Checkliste prüfen

• Botschaft, Datenbasis und Diagrammwahl getrennt kontrollieren
• Notation für Szenarien und Abweichungen auf Konsistenz prüfen
• Skalierung, Einheiten und Beschriftungen vergleichen
• Chart-Junk, redundante Legenden und unnötige Farben identifizieren
• Tabellenstruktur, Hierarchien und Abweichungsspalten bewerten
• Behauptungen und sichtbare Daten auf Widerspruchsfreiheit prüfen
• Verbesserungen nach Wirkung und Umsetzungsaufwand priorisieren

Eine Review überprüft nicht nur die Optik. Aussage, Daten, Notation, Diagrammwahl und Berichtsstruktur müssen gemeinsam plausibel sein.

IBCS und ISO 24896 im Jahr 2026 einordnen

• IBCS Standards 2.0 als aktuelle Weiterentwicklung berücksichtigen
• Notation und Composition als ergänzende Bestandteile unterscheiden
• ISO 24896:2026 als veröffentlichten internationalen Notationsstandard einordnen
• Bezug der ISO-Notation zu UNIFY und CHECK innerhalb von SUCCESS verstehen
• Anwendungsbereich für Berichte, Präsentationen und analytische Dashboards berücksichtigen
• IBCS als weiterführende Gestaltungspraxis über reine Notationsanforderungen hinaus einordnen
• Organisationsweite Einführung über verbindliche Regeln, Vorlagen und Reviews absichern

ISO 24896:2026 schafft eine standardisierte Notation für Business Reporting. IBCS ergänzt diese Notation um praktische Regeln für die Komposition klarer und überzeugender Berichte.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Microsoft Excel
• Diagramme erstellen und formatieren können
• Grundkenntnisse in Formeln, Zellbezügen und bedingter Formatierung
• Grundverständnis für Kennzahlen und Vergleiche wie Ist, Plan, Forecast und Vorjahr
• Keine IBCS-Vorkenntnisse erforderlich

Software und Dateien:

• Aktuelle, von der Organisation freigegebene Desktop-Version von Microsoft Excel für Microsoft 365
• Zugriff auf die bereitgestellten Excel-Übungsdateien
• Zugriff auf den interaktiven IBCS-Diagrammwähler von Frank Zeitz
• Internetverbindung, sofern Musterdiagramme des Diagrammwählers aus einer externen Quelle geladen werden
• Lokale Schreibrechte zum Speichern eigener Arbeitsstände und Vorlagen

Hinweise zur Vorbereitung:

• Excel muss vor Seminarbeginn installiert und auf Funktionsfähigkeit geprüft worden sein
• Die Funktionen XVERWEIS und BILD sollten in der eingesetzten Excel-Version verfügbar sein, wenn der interaktive Diagrammwähler vollständig genutzt werden soll
• Unternehmensvorlagen oder anonymisierte Berichtsbeispiele können für Vergleich und Transfer bereitgestellt werden
• Gewünschte fachliche Schwerpunkte sollten bei Bedarf vorab priorisiert werden

Das Seminar setzt praktische Excel-Erfahrung voraus. Der IBCS-Diagrammwähler kann für Übungen verwendet werden und benötigt für die vollständige Darstellung eine geeignete aktuelle Excel-Version.

End-to-End-Fallstudie und Transfer

• Ausgangsdaten und Managementfrage analysieren
• Kernaussage definieren und Berichtselemente auswählen
• Diagrammempfehlung mit dem interaktiven IBCS-Diagrammwähler prüfen
• Diagramme und Tabellen in Excel umsetzen
• Notation, Skalierung, Beschriftung und Titel vereinheitlichen
• Elemente zu einer Managementseite zusammenführen
• Ergebnis mit der IBCS-Checkliste und im Peer-Review kontrollieren

Ein überzeugender IBCS-Bericht entsteht durch die Verbindung von fachlicher Aussage, geeigneter Darstellung, konsistenter Notation und systematischer Qualitätsprüfung.

Understanding the purpose of DIN 5008

• Define DIN 5008 as a German standard for writing and layout rules in text and information processing
• Distinguish between content quality, language style and formal document presentation
• Understand where DIN 5008 is commonly applied in business and administrative communication
• Recognise that the standard supports consistency, readability and efficient document processing
• Differentiate recommendations in DIN 5008 from legal requirements and internal company rules
• Place the current published edition DIN 5008:2020-03 and its correction from July 2020 in the 2026 context

DIN 5008 does not improve the message itself. It provides a consistent framework that makes business information easier to find, read and process.

Recognising the structure of a German business letter

• Identify the main components of a formal business letter
• Distinguish letterhead, sender line, address field, date, subject line, salutation, body, closing, signature and enclosure note
• Understand the functional role of the address field for window envelopes
• Compare Form A and Form B and select the appropriate layout
• Use fixed document areas instead of manual spacing
• Consider mandatory company information separately from DIN layout recommendations

A well-structured business letter gives every type of information a predictable location. This reduces searching and prevents inconsistent layouts.

Setting up the page correctly in Microsoft Word

• Set the measurement unit to centimetres
• Configure page size, orientation and suitable margins
• Use paragraph settings, tab stops and alignment instead of repeated spaces
• Set a readable basic font and controlled paragraph spacing
• Use headers and footers for recurring company information
• Check whether the document remains stable when text is added or removed

Reliable document layout is created with Word features such as margins, paragraph settings, tab stops and styles, not with spaces and uncontrolled empty paragraphs.

Formatting the address field, date and subject line

• Write the recipient address without unnecessary blank lines
• Place delivery instructions such as “Personal” or “Confidential” in the correct area
• Use complete and unambiguous date formats
• Write a concise subject line without the introductory word “Subject” or “Betreff”
• Use emphasis deliberately and omit a final full stop in the subject line
• Keep address, date and subject visually distinct without decorative over-formatting

The address field is a functional area, the date must be unambiguous and the subject line should state the purpose of the letter without unnecessary labels.

Writing salutation, body text and closing consistently

• Use an appropriate formal salutation and punctuation
• Structure the body into short, logical paragraphs
• Use lists where they improve clarity
• Write times, numbers, telephone numbers and other data consistently
• Use a closing formula without a comma in German business correspondence
• Provide sufficient space for a signature and place enclosure notes clearly
• Avoid informal additions that weaken the formal structure

Clear paragraph structure and consistent notation make a business letter easier to understand than decorative formatting or excessive emphasis.

Using Word styles and templates efficiently

• Distinguish direct formatting from paragraph and character styles
• Create styles for recurring document elements
• Use themes and corporate fonts without compromising the formal structure
• Store recurring text as Quick Parts or AutoText
• Save a tested business letter as a Word template
• Protect fixed layout elements while keeping variable content easy to replace
• Use clear file names and versioning for reusable templates

A template turns a correct one-off document into a repeatable process. Styles keep formatting consistent when content changes.

Controlling multi-page letters and page breaks

• Recognise widows, orphans and unsuitable page breaks
• Use Keep with next, Keep lines together and Widow/Orphan control
• Insert intentional page breaks where necessary
• Keep headings, signatures and enclosure information together appropriately
• Use page numbers and continuation information for longer correspondence
• Avoid solving layout problems by arbitrarily shrinking fonts or margins

A second page is acceptable when it is structured deliberately. A single isolated line usually indicates a layout problem that should be corrected responsibly.

Creating personalised letters with Mail Merge

• Understand the main document, recipient list and merge fields
• Prepare a clean Excel recipient list with clear column headings
• Connect the Word document to an existing data source
• Insert address and salutation fields with controlled line breaks
• Preview multiple records and identify missing or unusually long values
• Finish the merge as individual documents before printing or exporting
• Keep the merge template and generated output as separate files

Mail Merge combines one reliable template with structured recipient data. The quality of every generated letter depends on both the template and the data source.

Comparing German and English business-letter conventions

• Distinguish a standardised German DIN layout from more flexible English-language conventions
• Compare address placement and window-envelope logic
• Compare subject-line usage and date formats
• Recognise regional differences in salutation punctuation
• Compare closing punctuation in German and English correspondence
• Avoid transferring English conventions directly into a German DIN-oriented letter
• Apply the required convention according to language, recipient and organisation

English business letters are generally guided by professional convention. German DIN 5008 letters combine professional convention with more precisely standardised layout and notation.

Checking and finalising the document

• Use Word Editor for spelling, grammar and language checks
• Verify address, date, subject, salutation, closing and enclosures
• Check margins, page breaks and signature space in Print Preview
• Confirm that headers, footers and company information are complete
• Save the editable Word file and export a final PDF
• Distinguish a working document, template and final distribution copy
• Apply a short quality checklist before sending

A professional document is not finished when the text has been typed. It is finished after structure, language, layout and output have been checked.

DIN 5008 and Microsoft Word in 2026

• Use DIN 5008:2020-03 with Correction 1:2020-07 as the current published reference
• Recognise that announced revisions do not automatically replace the currently published standard
• Use an up-to-date organisation-approved Microsoft 365 desktop version of Word
• Allow for differences between Windows, macOS, language settings and update channels
• Separate DIN guidance from corporate templates and legal disclosure requirements
• Consult the original standard when exact formal compliance must be verified

A practical seminar can teach the main rules and a reliable Word workflow. Exact formal verification should be based on the current original standard and the organisation’s own requirements.

Prerequisites and training environment

Required prior knowledge:

• Basic experience with Microsoft Word
• Ability to create, save and edit documents
• Basic familiarity with text and paragraph formatting
• No previous knowledge of DIN 5008 required

Software and files:

• An up-to-date organisation-approved desktop version of Microsoft Word for Microsoft 365
• Excel for the short Mail Merge exercise
• Access to the provided Word and Excel exercise files
• Local write permissions for working copies, templates and PDF exports

Preparation:

• Word and Excel must be installed and tested before the seminar
• The Word interface may be English or German; menu differences will be explained where necessary
• Corporate fonts, logos and existing letter templates may be provided for comparison
• Organisation-specific legal and corporate-design requirements should be known where possible

The seminar is suitable for participants with basic Word skills who need to create or maintain clear, consistent German business documents.

Practical project and transfer

• Set up a DIN-oriented business letter in Word
• Apply a clear address field, date, subject, salutation and closing
• Use styles and reusable document elements
• Control page breaks and final layout
• Save the result as a reusable template
• Create a short personalised version with Mail Merge
• Export and review the final PDF

A successful DIN 5008 workflow combines clear rules, reliable Word features and a reusable template rather than repeated manual formatting.

Daten für professionelle Auswertungen vorbereiten

• Daten aus Arbeitsmappen, Textdateien und anderen strukturierten Quellen übernehmen
• Datenbereiche auf Vollständigkeit, Datentypen und eindeutige Überschriften prüfen
• Große Tabellen effizient navigieren und bearbeiten
• Ungeeignete Leerzeilen, verbundene Zellen und Zwischensummen in Quelldaten erkennen
• Datenaufbereitung mit klassischen Excel-Werkzeugen und Power Query voneinander abgrenzen
• Auswertbare Datenstrukturen für Formeln, PivotTables und Diagramme schaffen

Professionelle Auswertungen beginnen nicht mit einer Formel oder PivotTable, sondern mit einer konsistenten Datenstruktur.

Große Datenlisten effizient steuern

• Mehrstufig sortieren und benutzerdefinierte Sortierreihenfolgen einsetzen
• AutoFilter und erweiterte Filterkriterien gezielt verwenden
• Datenbereiche in dynamische beziehungsweise intelligente Tabellen umwandeln
• Strukturierte Verweise und automatisch erweiterte Bereiche einsetzen
• Mehrstufige Teilergebnisse fachlich korrekt ermitteln
• Geeignete Methoden für Filterung, Gruppierung und Verdichtung auswählen

Eine intelligente Tabelle ist nicht nur eine Formatierung. Sie schafft eine belastbare Grundlage für dynamische Bereiche, strukturierte Verweise und aktualisierbare Auswertungen.

PivotTables und PivotCharts für flexible Analysen einsetzen

• PivotTables aus strukturierten Datenquellen erstellen
• Felder passend in Zeilen, Spalten, Werte und Filter einordnen
• Werte zusammenfassen und als Anteil, Differenz oder laufendes Ergebnis darstellen
• Gruppierungen für Datums- und Zahlenfelder verwenden
• Datenschnitte und Zeitachsen für interaktive Filterungen einsetzen
• PivotCharts aus einer Analyse ableiten
• Aktualisierung, Layout und Formatierung dauerhaft stabil gestalten

Eine PivotTable beantwortet wechselnde Fragen an dieselbe Datenbasis, ohne die Quelldaten für jede Fragestellung neu aufzubauen.

Komplexe Berechnungen strukturiert entwickeln

• Mehrstufige Formeln aus fachlichen Teilschritten aufbauen
• Relative, absolute und gemischte Bezüge gezielt kombinieren
• Bereichsnamen und benannte Formeln für verständliche Berechnungen einsetzen
• Funktionen aus Logik, Nachschlagen, Statistik, Text und Datum verbinden
• LET für lesbarere und effizientere Formeln verwenden
• LAMBDA und wiederverwendbare Berechnungslogik im Überblick einordnen

Expertenformeln sind nicht möglichst lang. Sie sind fachlich eindeutig, prüfbar und so aufgebaut, dass Änderungen kontrolliert möglich bleiben.

Moderne dynamische Arrayfunktionen nutzen

• Spill-Verhalten und dynamische Ergebnisbereiche verstehen
• FILTER, EINDEUTIG und SORTIEREN für dynamische Auswahllisten einsetzen
• XVERWEIS und XMATCH für robuste Suchlogik verwenden
• WAHLSPALTEN, ÜBERNEHMEN und WEGLASSEN zur gezielten Bereichsauswahl einordnen
• VSTAPELN und HSTAPELN für zusammengesetzte Ausgaben einsetzen
• MAP, REDUCE und weitere arrayorientierte Funktionen im Überblick einordnen
• Fehler durch blockierte Überlaufbereiche vermeiden

Dynamische Arrays verschieben den Fokus von einzelnen Zellen auf vollständige Ergebnismengen. Dadurch werden viele Auswertungen kürzer und anpassungsfähiger.

Plausibilität, Fehler und Eingaben kontrollieren

• Formelauswertung, Überwachungsfenster und Fehlerüberprüfung einsetzen
• Vorgänger- und Nachfolgerzellen nachvollziehen
• Typische Fehlerwerte unterscheiden und gezielt behandeln
• Plausibilitätsprüfungen mit Kontrollsummen und Vergleichslogik aufbauen
• Datenüberprüfung für kontrollierte Eingaben verwenden
• Abhängige oder dynamische Auswahllisten einordnen
• Formularsteuerelemente für interaktive Eingaben einsetzen

Eine Berechnung ist erst dann belastbar, wenn nicht nur das Ergebnis, sondern auch Eingaben, Annahmen und Kontrollmechanismen nachvollziehbar sind.

Tag 1 zusammenführen und dokumentieren

• Datenquelle, Berechnung und Auswertung klar voneinander trennen
• Benennungen und Strukturen für die weitere Bearbeitung vereinheitlichen
• Zwischenergebnisse kontrollieren und dokumentieren
• Arbeitsmappe für die mehrdimensionale Analyse am zweiten Tag vorbereiten

Mehrdimensionale Berechnungen über Arbeitsblätter aufbauen

• Gleichartig strukturierte Arbeitsblätter für wiederkehrende Perioden oder Einheiten organisieren
• 3D-Formelbezüge über mehrere Tabellenblätter definieren
• Blattbereiche kontrolliert erweitern und reduzieren
• Grenzen und Risiken von 3D-Bezügen erkennen
• Alternative Datenmodelle für unterschiedlich strukturierte Quellen einordnen

3D-Bezüge sind leistungsfähig, wenn alle beteiligten Arbeitsblätter dauerhaft dieselbe Struktur besitzen. Bei Strukturabweichungen werden sie schnell schwer kontrollierbar.

Arbeitsblätter im Gruppenmodus bearbeiten

• Mehrere Arbeitsblätter gezielt gruppieren
• Identische Eingaben und Formatierungen gleichzeitig vornehmen
• Gruppierung sicher wieder aufheben
• Unbeabsichtigte Änderungen an mehreren Blättern vermeiden
• Geeignete Einsatzfälle von riskanten Dauergruppierungen unterscheiden

Der Gruppenmodus spart Zeit, wirkt aber auf alle ausgewählten Blätter. Deshalb gehört die sichtbare Kontrolle der Gruppierung zu jedem Arbeitsschritt.

Daten nach Position und Rubrik konsolidieren

• Konsolidierung nach Position für identisch aufgebaute Bereiche einsetzen
• Konsolidierung nach Rubrik für unterschiedlich angeordnete Beschriftungen verwenden
• Verknüpfungen zu Quelldaten einordnen
• Beschriftungen, Quellen und Aggregationsfunktionen korrekt auswählen
• Konsolidierung gegenüber PivotTable und Power Query abgrenzen

Konsolidierung ist eine Zusammenfassungstechnik. Für wiederholbare Datenaufbereitung oder detaillierte Analysen sind häufig Power Query oder PivotTables geeigneter.

Zielwerte und Sensitivitäten analysieren

• Mit der Zielwertsuche einen erforderlichen Eingabewert bestimmen
• Datentabellen mit einer veränderlichen Größe aufbauen
• Datentabellen mit zwei veränderlichen Größen für Sensitivitätsanalysen einsetzen
• Ergebnisse fachlich interpretieren und übersichtlich darstellen
• Berechnungsaufwand großer Datentabellen berücksichtigen

Sensitivitätsanalysen liefern keine Vorhersage. Sie zeigen, wie stark ein Ergebnis auf veränderte Annahmen reagiert.

Alternative Entwicklungen mit Szenarien vergleichen

• Szenarien für unterschiedliche Annahmen anlegen
• Veränderbare Zellen und Ergebniszellen sinnvoll auswählen
• Best Case, Basisszenario und Worst Case nachvollziehbar dokumentieren
• Szenarien wechseln und Auswirkungen vergleichen
• Szenarioberichte erstellen und interpretieren
• Szenario-Manager gegenüber Datentabellen abgrenzen

Ein Szenario bündelt zusammengehörige Annahmen. Aussagekräftig wird der Vergleich erst, wenn die Annahmen fachlich begründet und eindeutig dokumentiert sind.

Ergebnisse mit Formatvorlagen und Layout strukturieren

• Zellformatvorlagen für wiederkehrende Bedeutungen einsetzen
• Eigene Formatvorlagen und Mustervorlagen erstellen
• Eingaben, Berechnungen und Ergebnisse visuell unterscheidbar machen
• Seitenlayout, Druckbereiche und wiederkehrende Drucktitel steuern
• Gliederungen für umfangreiche Auswertungen verwenden
• Gestaltung als Orientierung statt als Dekoration einsetzen

Professionelle Gestaltung macht Struktur und Bedeutung sichtbar. Sie sollte konsistent, zurückhaltend und über Formatvorlagen wartbar sein.

Bedingte Formatierungen als Analysewerkzeug einsetzen

• Regeln für Wertebereiche, Rangfolgen und Abweichungen festlegen
• Formelbasierte bedingte Formatierungen entwickeln
• Regelreihenfolge und Anwendungsbereiche kontrollieren
• Doppelte oder widersprüchliche Regeln bereinigen
• Farben, Datenbalken und Symbole zielgerichtet verwenden
• Fehlinterpretationen durch ungeeignete Skalen vermeiden

Bedingte Formatierung ist eine visuelle Prüfungshilfe. Die Regel muss fachlich nachvollziehbar bleiben und darf das Ergebnis nicht dramatisieren.

Diagramme für belastbare Aussagen entwickeln

• Diagrammtypen nach Fragestellung und Datenstruktur auswählen
• Datenreihen, Kategorien und Achsen fachlich korrekt aufbauen
• Kombinationsdiagramme und Sekundärachsen kontrolliert einsetzen
• Dynamische Tabellen als aktualisierbare Diagrammquelle nutzen
• Beschriftungen und Hervorhebungen auf die Kernaussage reduzieren
• Missverständliche Skalierungen und überladene Darstellungen vermeiden

Ein professionelles Diagramm zeigt die fachliche Aussage schneller, als die Konstruktion des Diagramms sichtbar wird.

Excel-Expertenwissen im Jahr 2026 einordnen

• Moderne Formeln und dynamische Arrays als Standard für flexible Auswertungen einordnen
• PivotTables, Power Query und Formeln nach Aufgabenstellung voneinander abgrenzen
• Copilot-Unterstützung für Analyse, Formeln und Bearbeitung im Überblick einordnen
• KI-gestützte Änderungen kontrollieren und fachlich überprüfen
• Funktionsumfang, Lizenzierung und Verfügbarkeit in unterschiedlichen Microsoft-365-Umgebungen berücksichtigen

Moderne Excel-Werkzeuge können Analysen erheblich beschleunigen. Verantwortung für Datenqualität, Berechnungslogik und Ergebnisprüfung bleibt bei den Personen, die die Arbeitsmappe erstellen und verwenden.

Praxisprojekt und Transfer

• Datenstruktur, Berechnung, Analyse und Darstellung zu einem Gesamtmodell verbinden
• Geeignete Werkzeuge für unterschiedliche Teilaufgaben auswählen
• Plausibilitätskontrollen und Dokumentation ergänzen
• Arbeitsmappe anhand einer Qualitätscheckliste prüfen
• Offene Fragen und individuelle Einsatzszenarien bearbeiten

Expertenwissen zeigt sich nicht an der Anzahl verwendeter Funktionen, sondern an der bewussten Auswahl stabiler, verständlicher und wiederverwendbarer Lösungen.

Einstieg und Zielbild

• Vorstellung und Erwartungsabfrage
• Typische Probleme:
  • „Excel funktioniert nicht mehr“
  • „Zu viele manuelle Schritte“
• Einordnung: Power Query = ETL, nicht Excel-Ersatz

Power Query löst nicht Ihr Zahlenproblem, sondern Ihr Strukturproblem.

Grundprinzipien von Power Query

• Oberfläche und Aufbau
• Abfragen versus Tabellen
• Schritte-Logik (Applied Steps)
• Vorschau versus Ergebnis

Daten importieren

• Excel, CSV und Ordner, einschließlich „Aus Ordner“
• Web und Datenbanken im Überblick
• Strukturprobleme beim Import erkennen

Daten säubern

• Spalten entfernen oder gezielt auswählen
• Datentypen richtig setzen
• Fehler erkennen und behandeln
• Duplikate und leere Werte bearbeiten
• Spalten teilen und zusammenführen

Reihenfolge der Schritte:

1. Struktur
2. Datentypen
3. Inhalte

Daten sind erst dann gut, wenn jede Zeile genau einen Sachverhalt beschreibt.

Tabellen kombinieren

• Append (Anhängen)
• Merge (Join)

Join-Arten:

• Inner
• Left Outer
• Right Outer
• Full Outer
• Anti Joins

Ein Join ist keine Technik, sondern eine Fragestellung.

Erweiterte Transformationen

• Benutzerdefinierte Spalten
• Bedingte Logik
• Datum und Zeit
• Textfunktionen

Fortgeschrittene Themen, praxisnah

• Arbeiten mit mehreren Abfragen
• Referenzen versus Duplikate
• Parameter, optional
• Performance-Grundlagen

Einblick in M, ohne Overengineering

• Was passiert im Hintergrund?
• Aufbau einer M-Abfrage
• Kleine Anpassungen verstehen, ohne Programmieren lernen zu müssen

End-to-End-Szenario

• Rohdaten → Transformation → fertige Tabelle
• Best Practices

Abschluss und Transfer

• Checkliste für den Alltag:
  • Wann Power Query?
  • Wann nicht?
• Typische nächste Schritte mit Power BI und Automatisierung

Einstieg und Planungslogik

• Microsoft Project Desktop im Microsoft-365-Umfeld einordnen
• Aufbau der Oberfläche und zentrale Ansichten kennenlernen
• Automatisch und manuell geplante Vorgänge unterscheiden
• Wichtige Grundeinstellungen für neue Projekte prüfen
• Projektinformationen und Planungsrichtung festlegen

Microsoft Project berechnet einen Terminplan aus Vorgängen, Dauer, Abhängigkeiten und Kalendern. Ein Gantt-Diagramm allein ist noch kein belastbarer Projektplan.

Projektkalender und Arbeitszeiten einrichten

• Projektbeginn und Planungsrichtung festlegen
• Standardkalender, Projektkalender und individuelle Arbeitszeiten unterscheiden
• Wochenenden, Feiertage und abweichende Arbeitszeiten abbilden
• Auswirkungen von Kalendern auf Vorgangstermine nachvollziehen

Bevor Termine berechnet werden, muss geklärt sein, wann im Projekt überhaupt gearbeitet werden kann.

Projektstruktur und Vorgangsliste aufbauen

• Vorgänge erfassen, übernehmen und bearbeiten
• Phasen mit Sammelvorgängen strukturieren
• Gliederungsebenen sinnvoll einsetzen
• Dauern realistisch erfassen
• Meilensteine als Entscheidungspunkte und Ergebnisse abbilden
• Projektstruktur und Ablaufplanung voneinander unterscheiden

Eine gute Projektstruktur beschreibt die Arbeit vollständig, bevor die zeitlichen Abhängigkeiten ergänzt werden.

Vorgänge logisch verknüpfen

• Ende-Anfang-, Anfang-Anfang-, Ende-Ende- und Anfang-Ende-Beziehungen einordnen
• Zeitabstände und Überlappungen verwenden
• Parallele Projektphasen modellieren
• Vorgangspfade und Auswirkungen von Änderungen sichtbar machen
• Unnötige Datumsfixierungen vermeiden

Abhängigkeiten beschreiben die Logik des Projekts. Eingetippte Termine verdecken diese Logik häufig.

Termine steuern, ohne den Plan zu blockieren

• Stichtage für wichtige Zieltermine einsetzen
• Flexible, halbflexible und feste Termineinschränkungen unterscheiden
• Warnungen und Terminkonflikte interpretieren
• Fristen abbilden, ohne unnötig feste Termine zu erzeugen
• Ansichten filtern und für Terminfragen anpassen

Ein Stichtag macht eine Terminabweichung sichtbar. Eine feste Einschränkung kann die Berechnung des Terminplans blockieren.

Ansichten und Darstellungen anpassen

• Tabellen, Spalten, Filter und Gruppen kombinieren
• Eigene Ansichten für unterschiedliche Fragestellungen erstellen
• Gantt-Diagramm und Zeitachse zielgerichtet gestalten
• Anpassungen in der globalen Vorlage einordnen
• Projektinformationen adressatengerecht reduzieren

Ressourcen anlegen und zuordnen

• Arbeits-, Material- und Kostenressourcen unterscheiden
• Ressourcen mit Verfügbarkeit und Kalendern anlegen
• Ressourcen Vorgängen gezielt zuordnen
• Einzelressourcen und Ressourcengruppen verwenden
• Ressourceneinsatz in geeigneten Ansichten prüfen

Eine Ressourcenzuordnung verändert nicht nur Zuständigkeiten, sondern kann Arbeit, Dauer, Termine und Kosten des Projekts beeinflussen.

Vorgangsarten und Aufwandsteuerung verstehen

• Zusammenhang zwischen Dauer, Arbeit und Einheiten nachvollziehen
• Feste Dauer, feste Arbeit und feste Einheiten unterscheiden
• Aufwandsgesteuerte Planung einordnen
• Leistungsgesteuerte Terminplanung kontrolliert einsetzen
• Unerwartete Neuberechnungen erkennen und erklären

Wer Ressourcen plant, muss wissen, welche Größe konstant bleiben soll. Sonst entscheidet Microsoft Project nach einer Logik, die leicht überraschend wirkt.

Überlastungen erkennen und bearbeiten

• Ressourcenverfügbarkeit und Auslastung prüfen
• Überlastungen in Ressourcengrafik und Einsatzansichten erkennen
• Ursachen zeitlich und fachlich eingrenzen
• Zuordnungen, Termine oder Kapazitäten kontrolliert anpassen
• Teamplaner als ergänzende visuelle Ansicht einsetzen

Eine Überlastung ist zunächst ein Planungshinweis. Die fachlich passende Lösung entsteht nicht automatisch, sondern durch eine bewusste Prioritätsentscheidung.

Ressourcen projektübergreifend verwenden

• Ressourcenpool und gemeinsam genutzte Ressourcen einordnen
• Ressourcenpool anlegen und Projektdateien verbinden
• Änderungen und Zugriffsreihenfolge kontrollieren
• Projektübergreifende Auslastung auswerten
• Grenzen dateibasierter Mehrprojektplanung erkennen

Ein gemeinsamer Ressourcenpool liefert nur dann verlässliche Aussagen, wenn alle beteiligten Projekte konsistent gepflegt werden.

Kosten im Projektplan abbilden

• Standard- und Überstundensätze hinterlegen
• Material- und Kostenressourcen für unterschiedliche Kostenarten einsetzen
• Geplante Kosten berechnen und anzeigen
• Kosten auf Vorgangs-, Ressourcen- und Projektebene auswerten
• Kostenänderungen durch Termine und Ressourceneinsatz nachvollziehen

Kosten werden belastbar, wenn Kostensätze, Zuordnungen und Terminplan auf derselben Planungslogik beruhen.

Planungsstand mit Basisplänen sichern

• Zweck und Zeitpunkt eines Basisplans verstehen
• Basisplan für das Gesamtprojekt oder ausgewählte Vorgänge speichern
• Mehrere Basispläne verwalten
• Aktuelle Planung und genehmigten Planungsstand unterscheiden
• Voraussetzungen für aussagekräftige Abweichungen schaffen

Ohne gesicherten Basisplan gibt es keinen belastbaren Vergleich zwischen vereinbartem Plan und aktuellem Stand.

Fortschritt erfassen und Abweichungen bewerten

• Statusdatum und Fortschrittslogik einsetzen
• Abgeschlossene, laufende und noch nicht begonnene Vorgänge aktualisieren
• Tatsächliche Anfangs- und Endtermine erfassen
• Fortschritt, Restdauer und Arbeit unterscheiden
• Termin-, Arbeits- und Kostenabweichungen auswerten
• Auswirkungen auf nachfolgende Vorgänge und Projektende prüfen

Projektsteuerung bedeutet nicht, den Plan an die Realität anzupassen, bis keine Abweichung mehr sichtbar ist. Abweichungen sind die Grundlage für Steuerungsentscheidungen.

Berichte und Managementdarstellungen erstellen

• Vorhandene Berichte auswählen und anpassen
• Termin-, Ressourcen- und Kosteninformationen zielgruppengerecht darstellen
• Diagramme, Tabellen und Kennzahlen in Berichten kombinieren
• Gantt-Ansichten und Zeitachse für Statuskommunikation aufbereiten
• Detailtiefe an Projektteam und Management anpassen

Ein guter Projektbericht zeigt nicht alles, was im Plan steht, sondern genau das, was für die nächste Entscheidung benötigt wird.

Einordnung der Microsoft-Projektwerkzeuge 2026

• Microsoft Project Desktop für detaillierte Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung einordnen
• Microsoft Planner für kollaborative Aufgaben- und Projektarbeit abgrenzen
• Unterschied zwischen Project Desktop, Planner und Project Online verstehen
• Auswirkungen des angekündigten Endes von Project Online auf bestehende Umgebungen einordnen
• Geeignete Werkzeuge nach Komplexität, Zusammenarbeit und Steuerungsbedarf auswählen

Nicht jedes Projekt benötigt denselben Planungsumfang. Entscheidend ist, ob Aufgabenkoordination, belastbare Terminrechnung oder unternehmensweite Projektsteuerung gebraucht wird.

Abschluss und Transfer

• Checkliste für einen belastbaren Projektplan
• Typische Planungsfehler erkennen und vermeiden
• Geeignete Ansichten für Planung, Steuerung und Bericht auswählen
• Offene Fragen und individuelle Einsatzszenarien

Orientierung und persönlicher Arbeitsbereich

• Aufbau der aktuellen Teams-Oberfläche
• Aktivitäten, Chats, Teams, Kalender und Apps im Zusammenspiel
• Teams und Kanäle sinnvoll sortieren und anheften
• Persönliche Einstellungen und Benachrichtigungen anpassen
• Mit mehreren Konten und Organisationen arbeiten

Teams wird übersichtlich, wenn Kommunikation, Dateien und Aufgaben konsequent ihrem Arbeitskontext zugeordnet werden.

Teams und Kanäle strukturiert aufbauen

• Ein neues Team anlegen oder aus einer vorhandenen Gruppe beziehungsweise Vorlage erstellen
• Standard-, private und freigegebene Kanäle unterscheiden
• Kanäle nach Themen, Projekten oder Arbeitsprozessen gliedern
• Beiträge erstellen, beantworten und mit Reaktionen versehen
• @Erwähnungen gezielt und sparsam einsetzen
• E-Mails und externe Informationen in den Arbeitskontext übernehmen

Ein Kanal ist kein Ablageordner, sondern ein gemeinsamer Arbeitsraum für ein klar umrissenes Thema.

Dateien gemeinsam bearbeiten und wiederfinden

• Dateien in Chats und Kanälen bereitstellen
• Gemeinsames Bearbeiten in Microsoft 365
• Versionen, Freigaben und Zugriffsrechte einordnen
• Dateien in Teams, OneDrive und SharePoint richtig zuordnen
• Nachrichten, Personen und Dateien mit Filtern wiederfinden

Nicht der sichtbare Dateiname, sondern der Speicherort entscheidet über Besitz, Zugriff und Zusammenarbeit.

Registerkarten, Notizen, Aufgaben und Listen

• Zusätzliche Inhalte als Registerkarten in einen Kanal integrieren
• Gemeinsame Notizen beziehungsweise Loop-Komponenten im Arbeitskontext nutzen
• Microsoft Planner für Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine einsetzen
• Microsoft Lists für strukturierte Informationen verwenden
• Geeignete Einsatzfälle für Datei, Notiz, Aufgabe und Liste unterscheiden

Gute Zusammenarbeit entsteht, wenn Gespräch, Datei, Aufgabe und Status am selben Arbeitskontext zusammengeführt werden.

Chat gezielt für direkte Kommunikation nutzen

• 1:1-Chat und Gruppenchat erstellen
• Nachrichten formatieren, beantworten, weiterleiten und speichern
• Dateien, Bilder und Links im Chat teilen
• Chatbereiche und Unterhaltungen übersichtlich organisieren
• Chat oder Kanal: den passenden Kommunikationsort wählen
• Verfügbarkeitsstatus, Arbeitsort und Statusmeldung pflegen

Chat ist für direkte Abstimmung geeignet; Wissen, das für ein Team erhalten bleiben soll, gehört in einen gemeinsamen Arbeitsraum.

Onlinebesprechungen vorbereiten und durchführen

• Besprechungen im Teams-Kalender planen
• Teilnahmeoptionen und Rollen festlegen
• An einer Besprechung teilnehmen und Geräteinstellungen prüfen
• Bildschirm, Fenster und geeignete Inhalte sicher präsentieren
• Chat, Reaktionen, Handzeichen und weitere Besprechungsfunktionen einsetzen
• Notizen, Aufgaben und Besprechungszusammenfassungen einordnen

Eine gute Teams-Besprechung beginnt vor dem Termin mit klaren Rollen und endet mit sichtbaren Ergebnissen.

Suchen, Aktivitäten verfolgen und Teams dauerhaft übersichtlich halten

• Microsoft Teams durchsuchen und Suchergebnisse eingrenzen
• Aktivitäten und erwähnungsbezogene Hinweise nachverfolgen
• Chats, Teams und Kanäle ordnen
• Nicht mehr benötigte Bereiche ausblenden oder archivieren
• Apps in der Navigation gezielt ein- und ausblenden
• Hilfe, Tastenkombinationen und Selbstlernangebote nutzen

Abschluss und Transfer

• Checkliste für den Alltag:
  • Wann Chat?
  • Wann Kanalbeitrag?
  • Wann Datei, Aufgabe oder Liste?
  • Wann Besprechung?
• Persönliche nächste Schritte festlegen
• Offene Fragen und individuelle Einsatzszenarien

Zusammenspiel der Werkzeuge verstehen

• Microsoft Forms, Microsoft Lists und Power Automate im Microsoft-365-Umfeld einordnen
• Aufgaben von Erfassung, Speicherung und Automatisierung unterscheiden
• Typische Einsatzszenarien für Anmeldungen, Rückmeldungen, Anträge und Verwaltungsprozesse erkennen
• Geeignete Datenwege vom Formular bis zur Benachrichtigung skizzieren
• Grenzen einfacher Formulare und Listen frühzeitig berücksichtigen

Forms erfasst Informationen, Lists strukturiert sie und Power Automate verbindet daraus einen wiederholbaren Prozess.

Formulare mit Microsoft Forms aufbauen

• Formulare erstellen und sinnvoll gliedern
• Geeignete Fragetypen auswählen
• Pflichtfelder gezielt einsetzen
• Abschnitte und Verzweigungen für unterschiedliche Antwortwege verwenden
• Formulare gestalten, testen und freigeben
• Zielgruppen und Freigabeeinstellungen unterscheiden

Ein gutes Formular fragt nur das ab, was für den folgenden Prozess tatsächlich benötigt wird.

Forms für Feedback, Quiz und unterschiedliche Zielgruppen nutzen

• Quiz und bewertete Fragen einordnen
• Antworten mit geeigneten Einstellungen begrenzen und prüfen
• Mehrsprachige Formulare vorbereiten
• Antworten in Forms auswerten
• Einzelergebnisse und zusammengefasste Auswertungen unterscheiden
• Ergebnisse für die weitere Verarbeitung bereitstellen

Formularlogik verbessert die Datenerfassung, ersetzt aber keine klare Fragestellung und keine saubere Datenstruktur.

Microsoft Lists als strukturierten Datenspeicher einsetzen

• Microsoft Lists und SharePoint-Listen einordnen
• Listen neu erstellen oder aus Vorlagen aufbauen
• Spaltentypen nach fachlicher Bedeutung auswählen
• Pflichtfelder, Standardwerte und Auswahlmöglichkeiten festlegen
• Daten erfassen, bearbeiten und konsistent halten
• Unterschied zwischen Ansicht und gespeicherten Daten verstehen

Die Qualität einer Liste entscheidet sich an den Spalten. Eine gute Ansicht kann eine schlechte Datenstruktur nicht reparieren.

Listen mit Ansichten, Filtern und Sortierungen nutzbar machen

• Persönliche und öffentliche Ansichten unterscheiden
• Spalten ein- und ausblenden sowie sinnvoll anordnen
• Daten filtern, sortieren und gruppieren
• Listen-, Kalender- und weitere geeignete Darstellungen einsetzen
• Bedingte Formatierungen zur Orientierung verwenden
• Ansichten nach Arbeitsaufgabe und Zielgruppe gestalten

Eine Liste speichert die gemeinsame Datenbasis. Ansichten zeigen daraus genau den Ausschnitt, der für eine Aufgabe benötigt wird.

Lists für Teilnehmer- und Vorgangsverwaltung erweitern

• Personenfelder für Zuständigkeiten und Kontakte einsetzen
• Nachschlagefelder für Beziehungen zwischen Listen verwenden
• Dateianhänge und ergänzende Informationen verwalten
• Kontakt-, Kalender- und Verwaltungslisten aufbauen
• Listenformulare und Berechtigungen im Grundsatz einordnen
• Auswirkungen von Änderungen an Spalten auf nachgelagerte Flows berücksichtigen

Beziehungen zwischen Listen sind hilfreich, wenn sie fachlich eindeutig bleiben. Zu viele Abhängigkeiten machen einfache Lösungen unnötig schwer wartbar.

Tag 1 zusammenführen und für die Automatisierung vorbereiten

• Formularfragen und Listenspalten aufeinander abstimmen
• Eindeutige Feldnamen und Datentypen festlegen
• Pflichtangaben und optionale Daten unterscheiden
• Testdaten für den nächsten Seminartag vorbereiten

Cloud Flows und ihre Bausteine verstehen

• Power Automate im Zusammenspiel mit Microsoft 365 einordnen
• Automatisierte, sofortige und geplante Cloud Flows unterscheiden
• Trigger, Aktionen, Verbindungen und dynamische Inhalte verstehen
• Neuen Cloud-Flow-Designer und grundlegende Bearbeitungsschritte nutzen
• Standard- und Premium-Connectoren im Lizenzkontext einordnen
• Flow-Namen und Beschreibungen nachvollziehbar gestalten

Ein Flow beginnt mit genau einem auslösenden Ereignis und verarbeitet anschließend Daten Schritt für Schritt.

Formularantworten in Power Automate verarbeiten

• Eine neue Forms-Antwort als Trigger verwenden
• Antwortdetails mit einer eigenen Aktion abrufen
• Dynamische Inhalte sicher den richtigen Feldern zuordnen
• Bedingungen für unterschiedliche Antwortwege einsetzen
• Bestätigungen und interne Benachrichtigungen versenden
• Leere oder optionale Antworten berücksichtigen

Der Forms-Trigger meldet eine neue Antwort. Die eigentlichen Antwortwerte müssen anschließend gezielt abgerufen werden.

Forms-Antworten automatisch in Lists speichern

• Listenelemente aus Formularantworten erzeugen
• Forms-Fragen den passenden Listenspalten zuordnen
• Text, Auswahl, Datum und Personenangaben behandeln
• Datensätze anhand eindeutiger Merkmale wiederfinden
• Vorhandene Listenelemente aktualisieren
• Doppelte oder unvollständige Datensätze vermeiden

Automatisierung wird erst zuverlässig, wenn klar ist, woran ein Datensatz eindeutig erkannt und später wiedergefunden wird.

Bedingungen, Ausdrücke und Kontrolllogik einsetzen

• Bedingungen mit mehreren Kriterien aufbauen
• Und- und Oder-Logik nachvollziehbar verwenden
• Leere Werte und unterschiedliche Datentypen behandeln
• Einfache Ausdrücke für Text, Datum und Vergleiche einsetzen
• Verzweigungen übersichtlich halten
• Unnötig komplexe Flow-Strukturen vermeiden

Ein Flow bleibt wartbar, wenn Bedingungen fachlich benannt und komplexe Entscheidungen in kleine, prüfbare Schritte zerlegt werden.

Genehmigungen und Freigaben abbilden

• Genehmigungsaktionen in Power Automate einordnen
• Genehmigen und Ablehnen mit nachvollziehbaren Ergebnissen verarbeiten
• Einstufige und mehrstufige Freigaben unterscheiden
• Genehmigende Personen und benötigte Informationen festlegen
• Ergebnis, Kommentar und Verlauf weiterverarbeiten
• Status in Microsoft Lists aktualisieren

Ein Genehmigungsprozess benötigt nicht nur eine Entscheidung, sondern auch einen eindeutigen Status und eine nachvollziehbare Historie.

Fehler finden und Flows stabilisieren

• Flow-Checker und Ausführungsverlauf einsetzen
• Fehlerhafte Trigger, Verbindungen und Feldzuordnungen erkennen
• Ein- und Ausgaben einzelner Aktionen prüfen
• Fehlerbehandlung mit geeigneten Ausführungseinstellungen einordnen
• Änderungen testen, dokumentieren und kontrolliert veröffentlichen
• Besitz, Verbindungen und Abhängigkeiten eines Flows berücksichtigen

Ein erfolgreicher Test beweist nur einen getesteten Fall. Ein stabiler Flow berücksichtigt auch fehlende Daten, geänderte Strukturen und technische Fehler.

Praxisprojekt als durchgängigen Prozess umsetzen

• Microsoft Forms für die Datenerfassung verwenden
• Microsoft Lists als zentrale Teilnehmerverwaltung einsetzen
• Power Automate für Speicherung, Prüfung und Benachrichtigung nutzen
• Bestätigungsmail und interne Teams- oder E-Mail-Benachrichtigung erzeugen
• Statusänderungen und optionale Genehmigung ergänzen
• Gesamtprozess mit mehreren Testfällen prüfen

Ein End-to-End-Prozess ist erst fertig, wenn Datenerfassung, Speicherung, Rückmeldung und Fehlerfall gemeinsam getestet wurden.

Power Automate im Jahr 2026 einordnen

• Cloud Flows als Schwerpunkt des Seminars von Desktop Flows und Process Mining abgrenzen
• Copilot-Unterstützung als Hilfe beim Erstellen und Verstehen von Flows einordnen
• Verbindungen, Lizenzen und Governance als Rahmenbedingungen berücksichtigen
• Neue Funktionen und geänderte Designeroberflächen als fortlaufende Entwicklung verstehen
• Für produktive Prozesse Dokumentation, Zuständigkeit und Wiederherstellung mitdenken

KI-Unterstützung kann das Erstellen beschleunigen. Verantwortung für Daten, Berechtigungen, Bedingungen und Testergebnisse bleibt bei den Personen, die den Prozess betreiben.

Abschluss und Transfer

• Checkliste für neue Automatisierungsideen
• Geeignete Prozesse von ungeeigneten Automatisierungen unterscheiden
• Nächste Schritte für eigene Forms-, Lists- und Power-Automate-Lösungen festlegen
• Offene Fragen und individuelle Einsatzszenarien

Nicht jeder manuelle Ablauf sollte automatisiert werden. Besonders geeignet sind klare, wiederkehrende Prozesse mit eindeutigen Daten und Regeln.

Einsatzmöglichkeiten sachlich einordnen

• Aufgaben von Power BI und Power Automate voneinander abgrenzen
• Geeignete Automatisierungen rund um Berichte, semantische Modelle und Benachrichtigungen erkennen
• Native Power-BI-Funktionen von ergänzenden Flows unterscheiden
• Technische Auslöser, Benutzeraktionen und zeitgesteuerte Abläufe vergleichen
• Grenzen durch Lizenzen, Kapazitäten, Berechtigungen und Connectoren frühzeitig berücksichtigen

Power Automate ergänzt Power BI dort, wo eine Erkenntnis oder Benutzeraktion einen nachvollziehbaren Prozess außerhalb des Berichts auslösen soll.

Power-Automate-Grundlagen für die Integration auffrischen

• Automatisierte, sofortige und geplante Cloud Flows unterscheiden
• Trigger, Aktionen, Verbindungen und dynamische Inhalte einordnen
• Standard- und Premium-Connectoren unterscheiden
• Bedingungen, Schleifen, Variablen und Scopes im Überblick wiederholen
• Ausführungsverlauf und Einzelschritte eines Flows prüfen
• Desktop Flows und Business Process Flows vom Seminarthema abgrenzen

Ein stabiler Flow verarbeitet Daten in klar benannten Schritten und lässt sich über den Ausführungsverlauf nachvollziehen.

Power-BI-Objekte und Berechtigungen für Flows verstehen

• Arbeitsbereiche, Berichte, Dashboards und semantische Modelle unterscheiden
• IDs und Verweise auf Arbeitsbereiche, Berichte und semantische Modelle einordnen
• Benutzer-, Besitzer- und Ausführungskontext eines Flows unterscheiden
• Power-BI-Connector und zugehörige Verbindungen prüfen
• Arbeitsbereichsrollen und Freigaben als Voraussetzung für Aktionen berücksichtigen
• Power BI REST API als Erweiterung gegenüber vorgefertigten Connector-Aktionen einordnen

Viele Flow-Fehler sind keine Logikfehler, sondern entstehen durch falsche Objektbezüge, fehlende Berechtigungen oder den ungeeigneten Ausführungskontext.

Auf Kennzahlen und Betriebsereignisse reagieren

• Datenwarnungen und geeignete Power-BI-Ereignisse einordnen
• Schwellenwerte fachlich sinnvoll definieren
• Benachrichtigungen mit Kennzahl, Grenzwert, Zeitpunkt und Berichtskontext aufbauen
• E-Mail- und Teams-Nachrichten nach Zielgruppe unterscheiden
• Mehrfachmeldungen und Benachrichtigungsfluten vermeiden
• Fehlgeschlagene Aktualisierungen als eigenen Überwachungsfall behandeln

Eine Benachrichtigung ist nur hilfreich, wenn sie neben der Abweichung auch Kontext, Zuständigkeit und eine mögliche nächste Handlung enthält.

Das Power-Automate-Visual in Berichten einsetzen

• Power-Automate-Visual in Power BI Desktop und Power BI Service einordnen
• Einen sofortigen Cloud Flow mit einer Berichtsschaltfläche verbinden
• Power-BI-Felder als kontextabhängige Eingaben übergeben
• Filter- und Auswahlkontext des Berichtsnutzers berücksichtigen
• Leere Auswahl, Mehrfachauswahl und unerwartete Werte behandeln
• Rückmeldung nach dem Start eines Flows nutzerfreundlich gestalten

Das Power-Automate-Visual übergibt den aktuellen Berichtskontext an einen sofortigen Flow. Welche Daten verarbeitet werden, muss deshalb im Bericht und im Flow eindeutig festgelegt sein.

Aktualisierungen kontrolliert anstoßen und überwachen

• Geplante Aktualisierung, API-Aufruf und Flow-gesteuerte Aktualisierung unterscheiden
• Eine Aktualisierung eines semantischen Modells anstoßen
• Voraussetzungen und Grenzen von Aktualisierungsaktionen berücksichtigen
• Parallelstarts und unnötig häufige Aktualisierungen vermeiden
• Status und Fehler einer Aktualisierung nachvollziehen
• Benachrichtigungen bei fehlgeschlagenen Aktualisierungen aufbauen

Eine ausgelöste Aktualisierung ist noch kein aktualisierter Bericht. Für belastbare Prozesse müssen Start, Abschluss, Fehler und mögliche Parallelaufrufe getrennt betrachtet werden.

Sicherheit und Governance von Beginn an berücksichtigen

• Datenverlustverhinderungsrichtlinien und Connector-Gruppen einordnen
• Persönliche Verbindungen, Funktionskonten und Service Principals unterscheiden
• Eigentümerschaft und Vertretung für produktive Flows festlegen
• Zugangsdaten nicht in Flow-Schritten oder Nachrichten speichern
• Namenskonventionen, Beschreibung und Verantwortlichkeit dokumentieren
• Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen im Überblick abgrenzen

Ein Flow ist erst produktionsfähig, wenn neben der Funktion auch Eigentümerschaft, Berechtigungen, Verbindungen und Wartung geklärt sind.

Komplexere Flow-Logik strukturiert aufbauen

• Bedingungen und Switch-Verzweigungen nach fachlichen Regeln einsetzen
• Apply-to-each-Schleifen und Mengenverarbeitung kontrollieren
• Variablen, Compose-Aktionen und Ausdrücke passend verwenden
• Scopes für logisch zusammengehörige Schritte einsetzen
• Abhängige Ausführung mit „Ausführen nach“ konfigurieren
• Flow-Strukturen lesbar benennen und unnötige Verschachtelung vermeiden

Fortgeschrittene Flow-Logik bleibt wartbar, wenn fachliche Teilschritte sichtbar getrennt und Fehlerpfade ausdrücklich geplant werden.

Daten aus Power BI weiterverarbeiten

• Vom Power-Automate-Visual übergebene Daten im Flow auswerten
• Abfrageergebnisse und strukturierte Tabellenwerte verarbeiten
• Daten nach SharePoint, Microsoft Lists oder Dataverse übertragen
• Neue Datensätze von Aktualisierungen vorhandener Datensätze unterscheiden
• Eindeutige Schlüssel und Dublettenprüfung berücksichtigen
• Grenzen beim „Zurückschreiben“ in analytische Modelle erläutern

Power BI ist primär ein Analysewerkzeug. Prozessdaten sollten in einem dafür geeigneten operativen System gespeichert und erst anschließend wieder in die Analyse einbezogen werden.

Power BI REST API sachlich einordnen

• Vorgefertigte Power-Automate-Aktionen von direkten REST-API-Aufrufen unterscheiden
• Asynchrone API-Aufträge und Statusabfragen verstehen
• Arbeitsbereichs-, Berichts- und Modell-IDs sicher verwenden
• Delegierte Benutzeridentität und Service Principal im Überblick unterscheiden
• Erforderliche API-Berechtigungen und Administratorfreigaben berücksichtigen
• Premium-Connector und Lizenzfolgen direkter HTTP-Aufrufe prüfen

Die REST API erweitert die Automatisierungsmöglichkeiten, erhöht aber zugleich Anforderungen an Authentifizierung, Berechtigungen, Fehlerbehandlung und Betrieb.

Berichte automatisiert exportieren und verteilen

• Native Abonnements, vorhandene Exportaktionen und REST API voneinander abgrenzen
• PDF- und PowerPoint-Export nach Berichtstyp und Zielgruppe einordnen
• Exportauftrag starten, Status abfragen und Datei abrufen
• Berichtsseiten, Filter oder Lesezeichen im Prozess berücksichtigen
• Dateien kontrolliert speichern und verteilen
• Kapazitäts-, Lizenz- und API-Einschränkungen vor der Umsetzung prüfen

Automatisierter Berichtsexport ist kein allgemeines Standardrecht jeder Power-BI-Lizenz. Berichtstyp, Arbeitsbereichskapazität, API-Berechtigungen und Exportgrenzen müssen vorab geprüft werden.

Benachrichtigungen mit Daten und HTML strukturiert erstellen

• Textnachricht, Adaptive Card und HTML-E-Mail nach Einsatzfall unterscheiden
• Power-BI-Werte in verständliche Nachrichtentexte überführen
• Tabellarische Daten in einer HTML-E-Mail ausgeben
• HTML und CSS auf robuste E-Mail-Darstellung begrenzen
• Top-N-Listen und Ausreißer sachlich zusammenfassen
• Links statt unnötiger Dateianhänge verwenden

Eine automatisch erzeugte Nachricht sollte die entscheidenden Werte lesbar zusammenfassen und für Details auf den freigegebenen Bericht verweisen.

Freigaben und Folgeprozesse aus Berichten anstoßen

• Berichtsschaltfläche als Startpunkt eines Antrags oder Folgeprozesses einsetzen
• Genehmigung, Aufgabe und Ticket nach Prozessziel unterscheiden
• Ausgewählte Berichtsdaten als Kontext übergeben
• Status und Ergebnis in einem operativen Datenspeicher protokollieren
• Rückmeldung an anfragende und zuständige Personen senden
• Analytischen Bericht und operativen Prozess sauber trennen

Ein Power-BI-Bericht kann einen Prozess anstoßen. Der Prozessstatus gehört jedoch in einen operativen Datenspeicher und nicht unmittelbar in die Berichtsvisualisierung.

Fehlerbehandlung, Monitoring und Betrieb absichern

• Flow-Checker und Ausführungsverlauf systematisch nutzen
• Timeouts, Wiederholungen und transienten Fehler einordnen
• Scopes für Try-, Catch- und Abschlusslogik verwenden
• Fehlerdetails ohne vertrauliche Daten protokollieren
• Technische und fachliche Fehler unterscheiden
• Hinweise bei ausgefallenen Aktualisierungen und Exporten versenden
• Änderungen dokumentiert testen und veröffentlichen

Produktive Automatisierung benötigt einen geplanten Fehlerpfad. Ohne Monitoring bleibt ein technisch ausgeführter Flow betrieblich unsichtbar.

End-to-End-Prozess umsetzen

• Auslöser und Berichtskontext festlegen
• Daten prüfen und in eine eindeutige Prozessstruktur überführen
• Teams-Nachricht, E-Mail, Aufgabe oder Genehmigung als Folgeaktion auswählen
• Status in einem operativen System speichern
• Power-BI-Modell kontrolliert aktualisieren
• Erfolg, Fehler und Wiederholungsfall testen
• Eigentümerschaft und Dokumentation ergänzen

Eine End-to-End-Lösung ist erst vollständig, wenn neben dem Normalfall auch Berechtigungen, Statusspeicherung, Fehlerbehandlung und Betrieb geklärt sind.

Power Automate und Power BI im Jahr 2026 einordnen

• Aktuellen Cloud-Flow-Designer und laufende Änderungen der Oberfläche berücksichtigen
• Verbesserte Flow-Verwaltung, Wiederherstellung und Governance in Power Automate einordnen
• Power BI Desktop als monatlich aktualisierte Anwendung behandeln
• Power BI Service und Fabric-Kapazitäten als laufend weiterentwickelte Cloud-Dienste einordnen
• Copilot-Unterstützung als Hilfe, nicht als Ersatz für Berechtigungs- und Fachprüfung verwenden
• Dokumentation und Schulungsunterlagen anhand der eingesetzten Umgebung aktualisieren

Bei Cloud-Diensten ist nicht nur eine Versionsnummer entscheidend. Tenant-Einstellungen, Lizenzen, Kapazitäten, Berechtigungen und schrittweise Rollouts bestimmen den tatsächlich verfügbaren Funktionsumfang.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Power BI Desktop und Power BI Service
• Berichte erstellen, veröffentlichen und in Arbeitsbereichen verwalten
• Grundverständnis für semantische Modelle, Aktualisierung, Filterkontext und Berechtigungen
• Grundkenntnisse in Power Automate Cloud Flows
• Trigger, Aktionen, Verbindungen, dynamische Inhalte und einfache Bedingungen selbstständig verwenden
• Grundverständnis für Microsoft 365, SharePoint beziehungsweise Microsoft Lists und Teams

Empfohlene Kenntnisse für die fortgeschrittenen Teile:

• Grundlagen von JSON, HTTP und REST APIs
• Einfache Ausdrücke in Power Automate
• Grundkenntnisse in HTML und Inline-CSS für formatierte E-Mails
• Grundverständnis für Entra-ID-Berechtigungen, Service Principals und Governance

Software und Zugänge:

• Aktuelle, von der Organisation freigegebene Version von Power BI Desktop; empfohlen wird die zum Seminartermin aktuelle monatliche Version
• Zugriff auf Power BI Service mit einem eigenen Organisationskonto
• Mindestens ein Übungsarbeitsbereich mit ausreichenden Rechten zum Veröffentlichen, Bearbeiten und Aktualisieren
• Zugriff auf Power Automate im Browser im selben Microsoft-Tenant
• Berechtigung zum Erstellen und Ausführen von Cloud Flows sowie zum Anlegen der benötigten Verbindungen
• Zugriff auf Microsoft Teams, Outlook und SharePoint beziehungsweise Microsoft Lists für die Übungen
• Freigabe des Power-Automate-Visuals und der benötigten Connectoren durch die Organisation

Lizenz- und Kapazitätshinweise:

• Power BI Pro, Premium Per User oder eine geeignete Fabric- beziehungsweise Power-BI-Kapazität entsprechend der Übungsumgebung
• Power-Automate-Lizenz entsprechend den eingesetzten Standard- oder Premium-Connectoren
• Direkte HTTP-Aufrufe und bestimmte weitere Connectoren können eine Power Automate Premium-Lizenz erfordern
• Automatisierte Exporte können zusätzliche Power-BI- beziehungsweise Fabric-Kapazitätsanforderungen und API-Berechtigungen voraussetzen
• Tenant-Einstellungen, DLP-Richtlinien und Administratorfreigaben müssen die Übungen zulassen

Hinweis zur Vorbereitung:

• Lizenzen, Arbeitsbereichsrechte, Connectoren und Tenant-Einstellungen müssen vor Seminarbeginn durch die zuständige Administration geprüft werden
• Lehr- und Übungsabläufe werden an den im jeweiligen Tenant tatsächlich verfügbaren Funktionsumfang angepasst
• Für Übungen mit REST API oder Service Principal müssen App-Registrierung und erforderliche Zustimmungen vorab eingerichtet sein

Für dieses Seminar reichen reine Anwenderkenntnisse in Power BI nicht aus. Die Teilnehmenden benötigen praktische Grundlagen in Power BI Service und Power Automate sowie eine vorbereitete Umgebung mit passenden Rechten, Lizenzen und organisatorischen Freigaben.

Abschluss und Transfer

• Automatisierungsideen nach Nutzen, Aufwand und Betriebsrisiko bewerten
• Native Power-BI-Funktion, Power-Automate-Connector und REST API passend auswählen
• Checkliste für Berechtigungen, Lizenzierung, Fehlerbehandlung und Dokumentation anwenden
• Nächste Schritte für eigene Power-BI-Prozesse festlegen
• Offene Fragen und individuelle Einsatzszenarien bearbeiten

Eine sinnvolle Automatisierung reduziert nicht nur manuelle Arbeit, sondern bleibt auch bei Änderungen, Fehlern und Personalwechseln nachvollziehbar betreibbar.

Gesamtworkflow in Excel einordnen

• Aufgaben von Power Query, Excel-Datenmodell, Power Pivot, DAX und PivotTables unterscheiden
• Datenimport, Transformation, Modellierung, Berechnung und Bericht als getrennte Arbeitsschritte verstehen
• Geeignete Einsatzfälle gegenüber klassischen Zellformeln und einer einzelnen flachen Tabelle erkennen
• Quelldaten, Abfragen, Modell und Präsentation als getrennte Ebenen planen
• Power Query und Power Pivot als wiederholbaren Aktualisierungsprozess aufbauen

Power Query bereitet Daten auf, das Datenmodell verbindet Tabellen, DAX berechnet Kennzahlen und PivotTables stellen Ergebnisse interaktiv dar.

Power Query und den Abfrage-Editor sicher verwenden

• Daten über „Daten abrufen“ importieren
• Abfrage-Editor, Abfragenbereich und angewendete Schritte verstehen
• Vorschau und geladenes Ergebnis voneinander unterscheiden
• Abfragen sinnvoll benennen und dokumentieren
• Datenschutzebenen, Berechtigungen und Quellpfade im Überblick einordnen
• Fehler möglichst früh im Transformationsprozess erkennen

Jeder Schritt im Abfrage-Editor beschreibt eine wiederholbare Transformation. Die Reihenfolge der Schritte beeinflusst Ergebnis, Verständlichkeit und Leistung.

Datentypen und Tabellenstruktur bereinigen

• Datentypen für Text, Zahlen, Datum, Uhrzeit und Wahrheitswerte korrekt festlegen
• Spalten auswählen, entfernen, umbenennen und neu anordnen
• Zeilen filtern, sortieren und Duplikate kontrolliert entfernen
• Leere Werte, Fehlerwerte und uneinheitliche Einträge behandeln
• Überschriften und Datenbereich aus ungeeigneten Tabellenlayouts herausarbeiten
• Locale-abhängige Zahlen- und Datumswerte korrekt konvertieren

Datentypen sind fachliche Festlegungen und keine bloße Anzeigeformatierung. Falsche Typen führen später zu fehlerhaften Beziehungen, Aggregationen und Filtern.

Text-, Zahlen- und Datumswerte transformieren

• Text bereinigen, teilen, zusammenführen und vereinheitlichen
• Aus Texten strukturierte Merkmale ableiten
• Zahlen runden, skalieren und für Berechnungen vorbereiten
• Datumsbestandteile und Periodeninformationen erzeugen
• Benutzerdefinierte, bedingte und Indexspalten einsetzen
• Transformationen gegenüber späteren DAX-Berechnungen abgrenzen

Transformationen gehören in Power Query, wenn Werte beim Laden dauerhaft vereinheitlicht oder für das Modell vorbereitet werden sollen.

Daten gruppieren, pivotieren und entpivotieren

• Zeilen nach fachlichen Schlüsseln gruppieren
• Summen, Anzahlen und weitere Aggregationen erzeugen
• Breite Kreuztabellen durch Entpivotieren normalisieren
• Merkmalswerte bei Bedarf wieder zu Spalten pivotieren
• Mehrere Aggregationen in einer Gruppierung einordnen
• Normalisierte Strukturen für Datenmodelle vorbereiten

Entpivotieren macht aus wiederholten Spaltenüberschriften echte Datenwerte. Diese Struktur ist für Filterung, Beziehungen und Zeitvergleiche meist deutlich geeigneter.

Abfragen anfügen und zusammenführen

• Anfügen und Zusammenführen nach fachlichem Zweck unterscheiden
• Gleichartige Tabellen untereinander anfügen
• Tabellen über Schlüsselspalten zusammenführen
• Join-Arten und nicht gefundene Schlüssel einordnen
• Mehrfachtreffer und daraus entstehende Zeilenvervielfachung erkennen
• Merge gegenüber einer Beziehung im Datenmodell abgrenzen

Zusammenführen erweitert eine Tabelle um Spalten. Eine Beziehung lässt Tabellen getrennt und verbindet sie erst im Modell. Beide Verfahren lösen unterschiedliche Aufgaben.

Dateien aus einem Ordner kombinieren

• Ordner als wiederholbare Datenquelle verwenden
• Beispieldatei, Transformationsfunktion und Gesamtabfrage verstehen
• Einheitliche Dateistrukturen als Voraussetzung prüfen
• Dateiname und Ordnerpfad als Herkunftsinformation erhalten
• Hilfsdateien und unerwünschte Dateien filtern
• Strukturänderungen und fehlerhafte Einzeldateien behandeln

Der Ordnerimport automatisiert wiederkehrende Dateiübernahmen, setzt aber ein verlässliches Schema und eine kontrollierte Ablage voraus.

Kalendertabelle mit Power Query erzeugen

• Zusammenhängenden Datumsbereich aus den vorhandenen Daten ableiten
• Datumsliste und Kalendertabelle erzeugen
• Jahr, Quartal, Monat und sortierbare Periodenattribute ergänzen
• Kalenderjahr und abweichendes Geschäftsjahr unterscheiden
• Sortierspalten und eindeutige Datumswerte vorbereiten
• Kalendertabelle für Beziehungen und Zeitintelligenz bereitstellen

Eine eigenständige, lückenlose Kalendertabelle ist die Grundlage für stabile Zeitfilter und viele DAX-Zeitvergleiche.

Abfragen passend laden und aktualisieren

• Laden in Arbeitsblatt, Datenmodell oder nur als Verbindung unterscheiden
• Staging-Abfragen von finalen Abfragen trennen
• Unnötige Zwischenergebnisse vom Laden ausschließen
• Abfrageabhängigkeiten nachvollziehen
• Aktualisierungsreihenfolge und Fehler kontrollieren
• Query Folding bei geeigneten Quellen im Überblick einordnen
• Lesbarkeit und Leistung durch sinnvolle Schrittfolgen verbessern

Nicht jede Abfrage benötigt ein sichtbares Tabellenblatt. Ein übersichtlicher Prozess lädt nur die Ergebnisse, die für Modell oder Ausgabe wirklich gebraucht werden.

Ein relationales Excel-Datenmodell planen

• Flache Tabellen und relationale Modelle vergleichen
• Faktentabellen und Dimensionstabellen fachlich unterscheiden
• Sternschema als bevorzugte Modellstruktur einordnen
• Granularität einer Faktentabelle eindeutig festlegen
• Stammdaten, Bewegungsdaten und Kalenderdaten trennen
• Redundanzen und ungeeignete Schneeflockenstrukturen erkennen

Ein gutes Datenmodell beginnt mit der fachlichen Frage, was eine Zeile in jeder Tabelle bedeutet. Erst danach werden Beziehungen erstellt.

Tabellen in das Excel-Datenmodell laden

• Power-Pivot-Add-In und Datenmodell in Excel einordnen
• Power-Query-Ergebnisse direkt in das Datenmodell laden
• Datenansicht und Diagrammansicht verwenden
• Spaltennamen, Datentypen und Schlüssel vor der Beziehungserstellung prüfen
• Technische Felder vor Berichtsnutzern ausblenden
• Hierarchien nur für sinnvolle Navigationswege einsetzen

Das Datenmodell ist keine Ablage beliebiger Tabellen. Nur fachlich klare Tabellen und Felder sollten für die spätere Auswertung sichtbar bleiben.

Beziehungen korrekt erstellen

• Primärschlüssel und Fremdschlüssel im Excel-Modell einordnen
• 1:n-Beziehungen als Standardfall verstehen
• Datentypen und Eindeutigkeit der Schlüsselseite prüfen
• Aktive und inaktive Beziehungen unterscheiden
• 1:1- und n:m-Szenarien sachlich einordnen
• Filterrichtung und Filterweitergabe nachvollziehen
• Mehrdeutige Filterpfade und direkte Fakt-zu-Fakt-Beziehungen vermeiden

Eine Beziehung ist nur zuverlässig, wenn die Schlüsselseite eindeutig ist und der Filterweg zum fachlichen Modell passt.

PivotTables aus dem Datenmodell erstellen

• PivotTable aus mehreren verbundenen Tabellen aufbauen
• Dimensionen für Zeilen, Spalten und Filter verwenden
• Kennzahlen aus der Faktentabelle auswerten
• Datenschnitte und Zeitachsen im Modellkontext einsetzen
• Klassische PivotTable und Datenmodell-PivotTable unterscheiden
• PivotCharts als ergänzende Darstellung verwenden

Beziehungen ersetzen wiederholte Nachschlageformeln. Die PivotTable kombiniert Felder aus getrennten Tabellen über das Datenmodell.

DAX und Berechnungskontexte verstehen

• DAX als Formelsprache für relationale Modelle einordnen
• Berechnete Spalten und Measures unterscheiden
• Implizite Aggregationen gegenüber expliziten Measures abgrenzen
• Zeilenkontext und Filterkontext verstehen
• Kontextübergang im Zusammenhang mit CALCULATE einordnen
• Measure-Ergebnisse als vom Berichtskontext abhängige Berechnungen verstehen

Ein Measure speichert keinen festen Ergebniswert. Das Ergebnis wird jeweils im aktuellen Filterkontext der Auswertung berechnet.

Grundlegende Measures erstellen

• SUM, AVERAGE, MIN und MAX für Kennzahlen einsetzen
• COUNTROWS, COUNT, COUNTA und DISTINCTCOUNT unterscheiden
• DIVIDE für sichere Quotienten verwenden
• IF und SWITCH für fachliche Ergebnislogik einsetzen
• Measures benennen, formatieren und in einer geeigneten Tabelle organisieren
• Basemeasures als Grundlage weiterer Kennzahlen aufbauen

Explizite Measures machen Berechnungslogik sichtbar, wiederverwendbar und unabhängig von der konkreten PivotTable-Anordnung.

Filterkontext mit CALCULATE verändern

• CALCULATE als zentrale DAX-Funktion verstehen
• Filter hinzufügen, ersetzen und gezielt entfernen
• Boolesche Filter und Tabellenfilter unterscheiden
• FILTER für komplexere zeilenweise Filterbedingungen einsetzen
• REMOVEFILTERS beziehungsweise ALL zur kontrollierten Kontextentfernung verwenden
• Prozentanteile am Gesamtwert berechnen
• Kontextänderungen schrittweise prüfen

CALCULATE berechnet einen Ausdruck in einem veränderten Filterkontext. Die eigentliche Schwierigkeit liegt darin, präzise festzulegen, welche Filter erhalten, ergänzt oder entfernt werden.

Beziehungen in DAX nutzen

• RELATED für Werte aus der 1-Seite einer Beziehung einsetzen
• RELATEDTABLE als Konzept für zugehörige Zeilen einordnen
• Inaktive Beziehungen mit USERELATIONSHIP in Measures aktivieren
• Mehrere Datumsrollen wie Bestell- und Lieferdatum modellieren
• Beziehungslogik gegenüber Merge in Power Query abgrenzen
• Unnötige berechnete Spalten durch Modellbeziehungen vermeiden

DAX kann Beziehungen verwenden und für einzelne Measures gezielt umschalten. Die Beziehung sollte zuerst fachlich korrekt modelliert werden, bevor Formeln sie nutzen.

Iteratoren gezielt einsetzen

• SUMX als zeilenweise Berechnung mit anschließender Aggregation verstehen
• Iteratoren gegenüber einfachen Aggregatoren unterscheiden
• Virtuelle Ausdrücke ohne zusätzliche berechnete Spalte erzeugen
• RANKX für kontextabhängige Rangfolgen einsetzen
• Filterkontext innerhalb von Iteratoren beachten
• Leistungsfolgen unnötig komplexer Iteratoren einordnen

Iteratoren berechnen einen Ausdruck für jede Zeile einer Tabelle. Sie sind leistungsfähig, sollten aber nur eingesetzt werden, wenn eine einfache Aggregation nicht ausreicht.

Zeitintelligenz belastbar aufbauen

• Voraussetzungen einer zusammenhängenden Kalendertabelle prüfen
• Kalendertabelle mit der Faktentabelle verbinden
• Kumulierte Werte und Vorperiodenvergleiche erstellen
• Jahres-, Quartals- und Monatsvergleiche einordnen
• Kalenderjahr und Geschäftsjahr unterscheiden
• Teilperioden und unvollständige Zeiträume sachlich interpretieren

Zeitintelligenz ist nur so zuverlässig wie Kalendertabelle, Beziehung und fachliche Periodendefinition.

Modell und Measures auf Qualität prüfen

• Unnötige Spalten und hochkardinale Textfelder erkennen
• Berechnungen möglichst als Measures statt als redundante Spalten umsetzen
• Abfragen vor dem Laden auf benötigte Zeilen und Spalten reduzieren
• Sternschema gegenüber komplexen Beziehungsketten bevorzugen
• Measure-Namen, Beschreibungen und Zahlenformate konsistent halten
• Zwischenergebnisse über einfache Prüfpivots kontrollieren
• Fehler nach Quelle, Transformation, Beziehung oder Measure lokalisieren

Performance und Wartbarkeit entstehen vor allem durch reduzierte Daten, klare Tabellenrollen, eindeutige Beziehungen und wiederverwendbare Measures.

Power Query und Power Pivot im Jahr 2026 einordnen

• Power Query als integrierten Bereich „Daten abrufen und transformieren“ in aktuellem Excel verwenden
• Power Pivot und das Excel-Datenmodell auf Windows nach verfügbarer Microsoft-365-Edition einordnen
• Funktionsunterschiede zwischen Excel für Windows, macOS und Web berücksichtigen
• DAX als gemeinsame Formelsprache von Power Pivot und Power BI einordnen
• Moderne DAX-Schreibweisen wie explizite Measures und REMOVEFILTERS bevorzugen
• Copilot-Unterstützung als optionale Hilfe, nicht als Ersatz für Modell- und Kontextverständnis verwenden
• Updatekanal und Organisationsfreigaben vor dem Seminar prüfen

Die Werkzeuge sind 2026 weiterhin aktuell, ihre Verfügbarkeit unterscheidet sich jedoch nach Plattform, Excel-Edition, Updatekanal und organisatorischer Freigabe.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Excel-Arbeitsmappen, Tabellen und PivotTables
• Grundkenntnisse in Formeln, Datentypen, Sortierung und Filterung
• Verständnis für tabellarische Daten mit eindeutigen Spaltenüberschriften
• Keine Vorkenntnisse in M oder DAX erforderlich

Software und Plattform:

• Aktuelle, von der Organisation freigegebene Microsoft-365-Version von Excel für Windows
• Power Query muss unter „Daten abrufen und transformieren“ verfügbar sein
• Power Pivot beziehungsweise das Excel-Datenmodell muss in der eingesetzten Edition verfügbar und das COM-Add-In aktiviert sein
• Excel für macOS oder Excel im Web ist für dieses Seminar nicht gleichwertig, da Power-Pivot- und Modellierungsfunktionen abweichen oder fehlen können
• Lokale Schreibrechte für Übungsdateien und Datenquellen
• Zugriff auf bereitgestellte Excel-, CSV- und Ordnerdaten

Hinweise zur Vorbereitung:

• Power Query und Power Pivot müssen vor Seminarbeginn geöffnet und auf Funktionsfähigkeit geprüft worden sein
• Updatekanal und Excel-Build sollten innerhalb der Gruppe möglichst einheitlich sein
• Connectoren und externe Datenzugriffe müssen durch die Organisation freigegeben sein
• Für Ordnerübungen muss ein lokaler Übungsordner mit mehreren Quelldateien vorhanden sein

Für den vollständigen Seminarumfang wird Excel für Windows mit verfügbarem und aktiviertem Power Pivot benötigt. Reine Excel-Grundkenntnisse reichen nicht aus; PivotTable-Erfahrung wird vorausgesetzt.

Praxisprojekt und Transfer

• Mehrere Rohdatenquellen mit Power Query importieren und bereinigen
• Fakt- und Dimensionstabellen für ein Sternschema vorbereiten
• Tabellen in das Datenmodell laden und Beziehungen erstellen
• Explizite Measures für Kennzahlen, Anteile und Zeitvergleiche entwickeln
• PivotTable und PivotChart als interaktive Auswertung aufbauen
• Aktualisierung und Fehlerfälle testen
• Lösung anhand einer Qualitätscheckliste prüfen

Ein belastbarer Excel-BI-Workflow verbindet reproduzierbare Datenaufbereitung, ein klares Sternschema, explizite Measures und eine verständliche Auswertung.

think-cell einordnen und Arbeitsumgebung vorbereiten

• Einsatzmöglichkeiten von think-cell in Reporting, Consulting und Management einordnen
• think-cell Charts, Layout-Werkzeuge und weitere Bestandteile der Suite unterscheiden
• Add-in in PowerPoint und Excel aufrufen
• Oberfläche, Menüs und grundlegende Bedienlogik kennenlernen
• Vorhandene Präsentationen und Unternehmensvorlagen als Arbeitsgrundlage berücksichtigen

think-cell beschleunigt wiederkehrende Arbeitsschritte. Aussage, Zielgruppe und Datenlogik einer Folie müssen trotzdem vor der Umsetzung geklärt sein.

Grundlegende Diagramme aus Daten entwickeln

• Säulen-, Balken-, Linien- und Kombinationsdiagramme auswählen
• Datenblatt und Datenstruktur eines think-cell-Diagramms verstehen
• Serien und Kategorien sinnvoll anordnen
• Werte, Prozentangaben und weitere Beschriftungen einblenden
• Segmente, Datenreihen, Achsen und Legenden formatieren
• Skalierungen für vergleichbare Aussagen abstimmen

Der passende Diagrammtyp richtet sich nach der Aussage, nicht nach der Menge verfügbarer Gestaltungsmöglichkeiten.

Daten mit Excel verbinden und verlässlich aktualisieren

• Diagramme mit Excel-Daten verknüpfen
• Stabile Datenbereiche und nachvollziehbare Datenstrukturen vorbereiten
• Verknüpfungen aktualisieren und ihren Status prüfen
• Diagramme aus einem eingebetteten Folien-Arbeitsbuch speisen
• Änderungen an Quelldaten kontrolliert in die Präsentation übernehmen
• Verknüpfte und eingebettete Datenquellen nach Einsatzfall unterscheiden

Automatische Aktualisierung ist nur so zuverlässig wie die Struktur und Verfügbarkeit der zugrunde liegenden Datenquelle.

Wasserfall- und Mekko-Diagramme einsetzen

• Wasserfalldiagramme für Veränderungen und Überleitungen verwenden
• Zwischensummen, Gesamtsummen und Differenzen abbilden
• Mekko- und Marimekko-Diagramme für Größen- und Anteilsvergleiche einordnen
• Segmentbreiten, Kategorien und Beschriftungen lesbar gestalten
• Komplexe Darstellungen auf eine klare Kernaussage reduzieren

Wasserfall- und Mekko-Diagramme sind besonders hilfreich, wenn Beziehungen zwischen Werten sichtbar werden sollen, die in einer normalen Säulengrafik verborgen bleiben.

Zeitpläne und Projektverläufe darstellen

• Gantt-Diagramme und Zeitachsen für Projekte einsetzen
• Aktivitäten, Phasen und Meilensteine strukturieren
• Kalender, Datumsbereiche und Zeitachsen skalieren
• Abhängigkeiten und Fortschritt visuell einordnen
• Projektinformationen für Statusberichte verdichten

Ein Zeitplan für eine Präsentation soll Orientierung geben. Er ersetzt keinen operativen Projektplan mit detaillierter Terminrechnung.

Zusammenhänge mit Scatter- und Bubble-Charts zeigen

• Streu- und Blasendiagramme für Beziehungen zwischen Kennzahlen einordnen
• X- und Y-Werte sowie Blasengrößen fachlich zuweisen
• Datenpunkte beschriften und Gruppen hervorheben
• Referenzlinien und Quadranten als Orientierung verwenden
• Überlagerungen und schwer lesbare Beschriftungen reduzieren

Ein Bubble-Chart ist nur dann verständlich, wenn alle drei verwendeten Größen eine eindeutige fachliche Bedeutung besitzen.

Beschriftungen und analytische Elemente automatisieren

• Werte, Anteile, Summen und Differenzen automatisch anzeigen
• CAGR und weitere Wachstumsangaben ergänzen
• Delta-Pfeile und Vergleichselemente verwenden
• Beschriftungen verschieben, verbinden und konsistent formatieren
• Überflüssige Informationen entfernen und Blickführung verbessern

Automatische Beschriftungen sparen Zeit. Gute Lesbarkeit entsteht erst durch eine bewusste Auswahl der tatsächlich benötigten Informationen.

Folienlayout schneller und konsistenter gestalten

• Smart Elements wie Pfeile, Klammern, Hervorhebungen und Callouts einsetzen
• Objekte automatisch ausrichten und Abstände vereinheitlichen
• Elemente tauschen und mehrere Objekte proportional skalieren
• Diagramme an äußerem Chartbereich oder innerer Zeichenfläche ausrichten
• Raster und wiederkehrende Layoutmuster verwenden
• Corporate Design mit Farben, Schriften und Vorlagen einhalten

Ein gutes Layout macht Hierarchie und Zusammenhang sichtbar. Gleichmäßige Abstände allein erzeugen noch keine verständliche Folie.

Inhalte wiederverwenden und konsistent halten

• Folien und Elemente über die think-cell Library wiederverwenden
• Quell- und Zielformatierung passend zum Anwendungsfall auswählen
• Einzelne Elemente aus vorhandenen Folien übernehmen
• Duplikate und ähnliche Inhalte beim Wiederverwenden einordnen
• Wiederkehrende Diagramme und Folienbausteine effizient organisieren

Wiederverwendung spart nur dann Zeit, wenn Inhalt und Gestaltung weiterhin zur aktuellen Aussage und Präsentation passen.

think-cell 14 im Jahr 2026 einordnen

• think-cell 14 als aktuelle stabile Version einordnen
• Erweiterte Layout-Werkzeuge und verbesserte Datenintegration berücksichtigen
• think-cell Library als Bestandteil eines umfassenderen Präsentationsworkflows nutzen
• Early-Access-Funktionen von stabil freigegebenen Funktionen unterscheiden
• think-cell Assist und KI-Unterstützung als ergänzende Werkzeuge einordnen

Neue Funktionen erweitern den Werkzeugkasten. Für belastbare Aussagen bleiben Datenprüfung, fachliche Einordnung und redaktionelle Kontrolle unverzichtbar.

Praxisprojekt und Transfer

• Geeignete Diagrammtypen für unterschiedliche Business-Fragestellungen auswählen
• Daten, Beschriftungen, Layout und Storyline gemeinsam optimieren
• Corporate Design und Aktualisierbarkeit berücksichtigen
• Ergebnisse anhand einer kurzen Qualitätscheckliste prüfen
• Offene Fragen und individuelle Einsatzszenarien bearbeiten

Eine professionelle Folie verbindet richtige Daten, eine eindeutige Aussage und eine Gestaltung, die das Verständnis unterstützt.

Power PDF einordnen und Arbeitsoberfläche nutzen

• Tungsten Power PDF als Werkzeug für die tägliche PDF-Bearbeitung einordnen
• Unterschiede zwischen PDF-Anzeige, Bearbeitung, Konvertierung und Dokumentorganisation verstehen
• Office-ähnliche Menüoberfläche, Werkzeugbereiche und Dokumentnavigation verwenden
• Seitenminiaturen, Lesezeichen, Kommentare und Anlagen unterscheiden
• Geeignete Arbeitsabläufe für einzelne Dateien und wiederkehrende Aufgaben festlegen
• Unterschiede zwischen Windows-, Mac-, Business- und Cloud-Funktionen im Überblick berücksichtigen

Power PDF bündelt unterschiedliche PDF-Aufgaben in einer Oberfläche. Vor jeder Bearbeitung sollte geklärt sein, ob Inhalt, Seitenstruktur, Kommentare oder Sicherheit verändert werden sollen.

PDF-Dateien aus verschiedenen Quellen erstellen

• PDFs aus Microsoft Office und anderen druckfähigen Anwendungen erzeugen
• Dateien über Druckfunktion, Office-Integration oder direkte Erstellung in PDF umwandeln
• Mehrere Dateien zu einem PDF zusammenführen
• Unterschiedliche Quelldateien als PDF-Paket oder zusammenhängendes Dokument einordnen
• Seitengröße, Ausrichtung und Qualität beim Erstellen berücksichtigen
• Dokumenteigenschaften und grundlegende Metadaten pflegen

Der Erstellungsweg beeinflusst Qualität, Durchsuchbarkeit und Struktur des PDFs. Eine optisch gleiche Ausgabe kann technisch unterschiedlich aufgebaut sein.

Seiten zusammenstellen und Dokumente organisieren

• Seiten einfügen, extrahieren, ersetzen und löschen
• Seiten drehen, neu anordnen und zuschneiden
• Dokumente teilen und ausgewählte Seiten als neue Datei speichern
• Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen ergänzen
• Wasserzeichen und Hintergründe zielgerichtet einsetzen
• Lesezeichen für längere Dokumente erstellen und strukturieren

Seitenorganisation verändert die Struktur des Dokuments, nicht automatisch dessen Inhalt. Nach umfangreichen Änderungen sollten Seitenfolge, Links und Lesezeichen erneut geprüft werden.

Text und Objekte im PDF bearbeiten

• Vorhandenen Text korrigieren und begrenzte Ergänzungen vornehmen
• Schriftverfügbarkeit und Layoutgrenzen bei Textänderungen berücksichtigen
• Bilder und andere Objekte auswählen, verschieben oder ersetzen
• Textfelder, Formen und Schreibmaschinenwerkzeug nach Aufgabenstellung unterscheiden
• PDF-Bearbeitung gegenüber einer Änderung in der ursprünglichen Quelldatei abgrenzen
• Änderungen speichern, rückgängig machen und kontrollieren

Power PDF eignet sich für gezielte PDF-Korrekturen. Umfangreiche inhaltliche oder gestalterische Änderungen sollten möglichst in der Quelldatei erfolgen.

Gescannten Text mit OCR erschließen

• Bild-PDF und durchsuchbares Text-PDF unterscheiden
• OCR für einzelne Seiten oder vollständige Dokumente durchführen
• Dokumentsprache und Erkennungsoptionen festlegen
• Erkennungsqualität bei schiefen, unscharfen oder komplexen Vorlagen beurteilen
• Erkannten Text suchen, markieren und weiterverarbeiten
• OCR-Ergebnis vor dem Export oder der Weitergabe stichprobenartig prüfen

OCR erzeugt aus Bildinhalten maschinenlesbaren Text, garantiert aber keine fehlerfreie Erkennung. Kritische Inhalte müssen kontrolliert werden.

PDF-Inhalte in andere Formate konvertieren

• PDF nach Word, Excel, PowerPoint, Bild oder Text konvertieren
• Konvertierungsziel nach Inhalt und gewünschter Weiterbearbeitung auswählen
• Fließtext, Tabellen und Seitenlayout hinsichtlich Konvertierbarkeit beurteilen
• OCR und Konvertierung bei gescannten Dokumenten kombinieren
• Ergebnis auf Struktur, Zahlenwerte und Formatierung kontrollieren
• Grenzen bei komplexen Layouts, Schriften und Formularen berücksichtigen

Eine Konvertierung rekonstruiert ein bearbeitbares Dokument aus einer fertigen Seitenbeschreibung. Je komplexer das Ausgangslayout, desto mehr Nacharbeit ist zu erwarten.

Dokumente kommentieren und prüfen

• Notizen, Hervorhebungen, Stempel und Zeichenwerkzeuge einsetzen
• Kommentare beantworten und Statuswerte verwenden
• Kommentare nach Autor, Typ oder Status filtern
• Änderungs- und Prüfhinweise nachvollziehbar formulieren
• Kommentare zusammenfassen oder für die Weitergabe aufbereiten
• Inhaltliche Kommentare von dauerhaften Dokumentänderungen unterscheiden

Kommentare dokumentieren einen Prüfprozess, ohne den eigentlichen Seiteninhalt sofort zu verändern. Klare Zuständigkeiten und Statusangaben verhindern unübersichtliche Korrekturschleifen.

Formulare ausfüllen und einfache Formularfelder erstellen

• Statische Dokumente und interaktive PDF-Formulare unterscheiden
• Textfelder, Kontrollkästchen, Optionsfelder und Auswahllisten einordnen
• Vorhandene Formulare ausfüllen, speichern und zurücksetzen
• Einfache Formularfelder erkennen oder manuell ergänzen
• Feldnamen, Reihenfolge und grundlegende Eigenschaften kontrollieren
• Formulardaten und fertiges Dokument nach Verwendungszweck unterscheiden

Ein PDF-Formular benötigt eindeutig benannte und logisch angeordnete Felder. Sichtbare Linien allein sind noch keine interaktiven Eingabeelemente.

Signaturen und Dokumentfreigaben einordnen

• Eingefügte Unterschrift, elektronische Signatur und digitale Signatur unterscheiden
• Signaturfelder und Zertifikate im Überblick einordnen
• Dokumente digital signieren und Signaturstatus prüfen
• Änderungen nach einer Signatur nachvollziehen
• Signaturworkflow gegenüber externen E-Signatur-Diensten abgrenzen
• Organisatorische und rechtliche Anforderungen vorab klären

Nicht jede sichtbare Unterschrift ist eine digitale Signatur. Verbindlichkeit und Nachweis hängen vom eingesetzten Verfahren und den organisatorischen Anforderungen ab.

PDF-Dateien schützen und sensible Inhalte schwärzen

• Öffnungskennwort und Berechtigungsschutz unterscheiden
• Drucken, Kopieren und Bearbeiten nach Anforderung einschränken
• Verschlüsselung und sichere Kennwortweitergabe einordnen
• Schwärzungsmarkierungen setzen und dauerhaft anwenden
• Verborgene Informationen und Metadaten vor der Weitergabe prüfen
• Optische Abdeckung von echter Schwärzung unterscheiden
• Geschwärztes Endergebnis in einer separaten Datei kontrollieren

Eine schwarze Fläche entfernt keine vertraulichen Daten. Sichere Schwärzung muss den zugrunde liegenden Inhalt dauerhaft beseitigen und anschließend geprüft werden.

Dateigröße und Ausgabequalität steuern

• Dateigröße, Bildauflösung und Qualität gemeinsam beurteilen
• Dokument optimieren und Bilder kontrolliert komprimieren
• Unnötige Inhalte, Anlagen und Metadaten identifizieren
• Ausgabe für Bildschirm, Versand oder Archivierung unterscheiden
• Qualitätsverlust nach der Optimierung stichprobenartig prüfen
• Original- und Weitergabedatei getrennt aufbewahren

Optimierung ist ein kontrollierter Kompromiss zwischen Dateigröße und Nutzungsqualität. Das unbearbeitete Original sollte erhalten bleiben.

Barrierefreiheit im Überblick prüfen

• Getaggte und ungetaggte PDFs unterscheiden
• Lesereihenfolge, Überschriften, Listen, Tabellen und Alternativtexte im Überblick einordnen
• Automatische Prüfung und manuelle Bewertung unterscheiden
• Verbesserte PDF/UA-2- und WCAG-Unterstützung der aktuellen Windows-Produktlinie einordnen
• Mehrseitige Tabellen und automatisch erzeugte Tags stichprobenartig kontrollieren
• Grenzen einer eintägigen Grundlagenschulung gegenüber einer vollständigen PDF-Remediation benennen

Eine bestandene automatische Prüfung belegt nicht allein die vollständige Zugänglichkeit. Semantik, Lesereihenfolge und tatsächliche Nutzbarkeit benötigen zusätzliche Kontrolle.

Tungsten Power PDF im Jahr 2026 einordnen

• Windows- und Mac-Produktlinien aufgrund unterschiedlicher Versionsstände getrennt betrachten
• Power PDF 2025.3.7 als aktuellen Windows-Stand im Juli 2026 einordnen
• Power PDF 2026.2 als aktuelle Mac-Produktlinie im April 2026 einordnen
• Power PDF Business mit Cloud Editor und Microsoft-Teams-Integration von klassischen Desktop-Lizenzen unterscheiden
• Native 64-Bit- und ARM-Unterstützung der aktuellen Windows-Produktlinie berücksichtigen
• Cloud-, Kollaborations-, KI- und Barrierefreiheitsfunktionen nach Lizenz und Organisationsfreigabe prüfen
• Schulungsablauf an die tatsächlich eingesetzte Edition anpassen

Im Jahr 2026 existieren unterschiedliche Produktlinien, Editions- und Lizenzmodelle. Entscheidend ist deshalb nicht nur der Produktname, sondern die konkret installierte oder freigeschaltete Umgebung.

Voraussetzungen für die Teilnahme und Übungsumgebung

Erforderliches Vorwissen:

• Sicherer Umgang mit Windows oder macOS sowie Dateien und Ordnern
• Grundkenntnisse im Umgang mit Office-Dokumenten und PDF-Dateien
• Keine Vorkenntnisse in OCR, Formularerstellung, Signaturen oder Schwärzung erforderlich

Software und Lizenz:

• Für eine einheitliche Schulung wird eine gemeinsame Plattform und Produktlinie empfohlen
• Unter Windows: aktuelle, von der Organisation freigegebene Ausgabe von Tungsten Power PDF; empfohlen wird Power PDF 2025.3.7 oder ein späteres freigegebenes Update derselben Produktlinie
• Unter macOS: aktuelle, von der Organisation freigegebene Ausgabe; empfohlen wird Power PDF 2026.2 oder ein späteres freigegebenes Update derselben Produktlinie
• Standard-, Advanced- oder Business-Edition entsprechend dem vereinbarten Seminarumfang
• Für Cloud Editor, Microsoft-Teams-Integration und gemeinsame Bearbeitung kann Power PDF Business mit entsprechender Lizenz erforderlich sein
• Für Signaturübungen gegebenenfalls vorhandene digitale Identität oder vorbereitete Testumgebung

Dateien und Vorbereitung:

• Zugriff auf bereitgestellte Office-, PDF-, Scan-, Formular- und Bilddateien
• Lokale Schreibrechte zum Erstellen verschiedener Arbeitsstände
• Power PDF muss vor Seminarbeginn installiert, aktiviert und auf Funktionsfähigkeit geprüft worden sein
• Office-Integration, OCR-Sprachen, Druckertreiber und benötigte Sicherheitsfunktionen müssen verfügbar sein
• Bei Business- und Cloud-Funktionen müssen Organisationskonto, Teams-Integration und Cloud-Zugriff vorab getestet sein

Der konkrete Funktionsumfang hängt von Plattform, Edition, Lizenz und organisatorischen Freigaben ab. Für praktische Übungen sollten alle Teilnehmenden möglichst dieselbe Produktlinie verwenden.

Praxisprojekt und Transfer

• Quelldateien zu einem geordneten PDF zusammenführen
• Seiten und Inhalte gezielt bearbeiten
• Gescannten Inhalt über OCR erschließen
• Kommentare, Navigation und gegebenenfalls Formularfelder ergänzen
• Dokument schützen oder sensible Inhalte schwärzen
• Dateigröße und Ausgabequalität kontrollieren
• Endergebnis anhand einer kurzen Qualitätscheckliste prüfen

Ein belastbarer PDF-Workflow verbindet Erstellung, Bearbeitung, Kontrolle und sichere Weitergabe. Die eingesetzten Werkzeuge richten sich nach Dokumentzweck und Schutzbedarf.